Künstliche Intelligenz (KI) ist für die Titelbranche längst nicht mehr nur ein Zukunftskonzept, das in Konferenz-Breakout-Sessions sehnsüchtig diskutiert wird. Es ist da – und keinen Moment zu früh. Es gibt wenige allgemeine Produktionsprozesse in der Wohnungs- und Immobilienwirtschaft, die stärker von Engpässen, Redundanzen und Fehlermöglichkeiten durchzogen sind. Bisher haben die meisten Titelagenturen diese Problembereiche mit der Personalbesetzung angegriffen.
Dies war jedoch eine kostspielige Herausforderung, wenn man bedenkt, dass die Ebbe und Flut des Marktes im Allgemeinen diktierte, wie viel ein Agent in das Hochfahren (oder Herunterfahren) investieren konnte.
Während die Titel- und Abwicklungsdienstleistungsbranche in den letzten Jahren ziemlich gute Arbeit bei der Automatisierung geleistet hat, war ein Großteil dieser Rationalisierung für einfache, aber sich wiederholende Aufgaben. Produktionssysteme leisten viel mehr als früher. Die Doc Prep ist nicht mehr der Albtraum, der sie einmal war – wenn alle Daten gesammelt und in das Produktionssystem eingegeben wurden. Auch die Zeitplanung und sogar bis zu einem gewissen Grad die Möglichkeit, Dokumente ohne so viel menschliche Aufmerksamkeit zu scannen, wurden verbessert.
Wo die Industrie aber noch Hilfe braucht, ist KI genau das Richtige. Es sind die komplexeren, mehrstufigen Prozesse, die Urteilsvermögen, Urteilsvermögen und mehr als ein oder zwei mögliche Ergebnisse erfordern, bei denen Titelagenturen mehr Körper ins Getümmel werfen mussten. Das gilt auch, wenn diese komplexen Aufgaben mit mehreren Ergebnissen nicht wirklich hochqualifizierte Fachkräfte erforderten.
Hier sind einige Beispiele für typische Titelagentur-Prozesse, die heute von Mitarbeitern allgemein adressiert werden, die aber bald durch KI-Tools effizient und kostengünstig verwaltet werden könnten.
Wie Technik das Titelerlebnis verbessern kann, ohne das menschliche Element zu entfernen
HousingWire Chefredakteurin Sarah Wheeler spricht mit Grant Brittain, SVP, Title Sales at Radiant, über die Bewältigung von Titelherausforderungen durch Automatisierung.
Präsentiert von: Radiant
Die am schwierigsten zu automatisierenden Prozesse einer Behörde sind in der Regel diejenigen, die eine Interaktion von Mensch zu Mensch erfordern. Dazu gehören kollaborative Kommunikation (Makler an Closing Officer; Loan Officer an Treuhandassistent usw.) für den Austausch von Informationen sowie einfache, aber übliche Kundenservice-Kommunikation. Dinge wie: „Wie lange bis zur Schließung? Können Sie bitte Ihren Führerschein und Ihre Sozialversicherungsnummer senden?“
Obwohl viele Anstrengungen unternommen wurden, um einen „universellen“ Kanal für den Datenaustausch und die Kommunikation zu schaffen, waren bisher nur wenige wirklich 100 % erfolgreich. Ein Grund dafür ist die große Vielfalt an unterschiedlichen Kommunikationskanälen, die von allen Beteiligten bevorzugt werden. Ein Makler bevorzugt möglicherweise Text, während ein Kreditsachbearbeiter eine in seine LOS integrierte Technologie verwenden möchte und der Käufer möglicherweise nur per Telefon kommuniziert.
Es ist sehr wahrscheinlich, dass sich mindestens einer der für den Abschluss der Transaktion entscheidenden Personen einfach nicht auf einer passwortgeschützten Website einloggt, die sonst nicht zu seiner täglichen Routine gehört. Sie werden auch nicht alle eine App herunterladen, die nur für einen Prozentsatz ihrer Kunden oder Dateien gilt. Im Allgemeinen erforderten die meisten auf dem Markt erhältlichen Kommunikationslösungen die eine oder andere, um zu funktionieren.
Tatsächlich unterstreicht dieses Beispiel wirklich eine der größten Herausforderungen des Titelagenten. Eine der de facto „Aufgaben“ der Agentur ist es, alle Informationen, die für einen Abschluss benötigt werden, in allen möglichen Formen, die alle Beteiligten wählen, irgendwie aufzunehmen, zu standardisieren und dann in ein einziges Produktionssystem einzugeben.
Viele Agenten haben mir ihre Frustration über die mangelnde Einheitlichkeit beim Abrufen der Informationen mitgeteilt, die für eine Titelrichtlinie und den Abschluss erforderlich sind. Der Kreditsachbearbeiter kann etwas per verschlüsselter E-Mail senden. Der Vertreter des Verkäufers kann Ihnen durch einen persönlichen Bürobesuch etwas bieten. Und der Gutachter schickt den Bericht möglicherweise per US-Post.
Aber es ist jemand bei der Titelagentur, der diese verschiedenen, unterschiedlich großen Informationseimer aufstöbert und die Daten – oft manuell – in dasselbe Produktionssystem eingibt.
Hier kommt KI ins Spiel. Bis vor kurzem erforderten die oben genannten Aufgaben ein System, das mehrere Arten von Informationen sammeln kann; analysieren Sie sie kurz („starren und vergleichen“) und treffen Sie eine Entscheidung auf der Grundlage mehrerer Faktoren und mit mehreren möglichen Ergebnissen. Hier zeichnet sich KI aus: Datenaufnahme und manchmal proaktive Erfassung; einfache Analyse; Standardisierung von Format und Eingabe in ein zentrales System.
Der Aufstieg von Konversations-KI wird es Titelagenten ermöglichen, einen Teil der wiederkehrenden Kommunikation auf die Technologie auszulagern, sodass die Mitarbeiter mehr Zeit haben, sich auf ihre nicht kommunikationsbezogenen Aufgaben zu konzentrieren.
Was ist die praktische Anwendung von all dem? Die Formen sind vielfältig. Es könnte ein KI-System sein, das Käufern eine SMS sendet, die sie an die Schließzeit und den Ort erinnert. Wenn dieses System mit dialogorientierter KI betrieben wird, kann es sogar Fragen von denselben Käufern beantworten. Allein diese einfache Aufgabe könnte einem Agenturmitarbeiter Hunderte von Stunden für E-Mails oder Telefone sparen, die sonst damit verbracht würden, einen Abschluss zu erstellen.
Es könnte ein Makler sein, der nach einem kurzen Anruf mit diesem Käufer eine SMS mit der Mobiltelefonnummer oder E-Mail-Adresse des Käufers an die Titelagentur sendet, die anschließend automatisch zu einer nicht-menschlichen Eingabe dieser Mobiltelefonnummer in das Produktionssystem führt . Alles ohne E-Mail. Alles ohne dass ein Mensch entziffern muss, worum es in dem Text geht, wo die Informationen im System hingehören und dann ein Fenster auf seinem Monitor öffnen und eintippen müssen.
Dies ist eine einfache Aufgabe, die Hunderte von Malen wiederholt wird – immer dann, wenn der Agent, der die Arbeit erledigt, die CD fertigstellt oder seine bevorzugte persönliche Note hinzufügt, um das gesamte Abschlusserlebnis zu verbessern.
Damit wir uns verstehen. KI kommt nicht in die Titelbranche, um den hohen Touch-Aspekt der menschlichen Beziehung der Hypothekentransaktion zu ersetzen – weit gefehlt. Schließlich ist der Hauskauf für die meisten die größte Transaktion ihres Lebens. Wer will schon, dass ein „Bot“ oder ein Telefonbaum dabei hilft?
Titelunternehmen werden weiterhin stolz darauf sein, Kundenservice zu bieten. Durch die Nutzung der KI zur Verwaltung des Alltäglichen und Routinen werden Titelagenten ihre Mitarbeiter jedoch tatsächlich befreien, sich auf Aufgaben und Verpflichtungen zu konzentrieren, die näher an den Hauptzielen des Agenten liegen: Vertrieb, Entwicklung, Qualitätskontrolle und vor allem Kundenservice.
Hoyt Mann ist Präsident und Mitbegründer von Alanna.ai.
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Die Post-KI kann endlich einige der Engpässe im Titel beheben, die zuerst auf HousingWire erschienen sind.