„Zufriedene Menschen sind produktiver“: Schluss mit sich wiederholenden Aufgaben mit Arbeitsplatzautomatisierung | Lassen Sie es uns arbeiten

Es wird schnell zu einem Klischee, aber es ist wahr: Die Pandemie hat unsere Arbeitsweise für immer verändert. Da sich viele Unternehmen permanent auf abgelegenere und hybridere Arbeitsweisen umstellen, wird genau, wie und wo wir arbeiten, neu bewertet und neu gedacht.

Die Transformation des Arbeitsplatzes ist kein neues Phänomen, sondern ein Trend, den es schon seit einiger Zeit gibt. Aber die Geschwindigkeit, mit der diese Transformation jetzt stattfindet ist beispiellos. Die Beratung McKinsey schätzt, dass sich die Veränderungsrate infolge der Pandemie um Jahre beschleunigt hat.

Das bedeutet zusätzlichen Druck für Unternehmen, die Schritt halten wollen. Glücklicherweise gibt es bereits viele der Technologien, die erforderlich sind, um diese neue Arbeitsweise zum Erfolg zu führen – und die Automatisierung ist vielleicht die mächtigste unter diesen.

Wie also können Unternehmen Tools wie Automatisierung nutzen, um die Herausforderungen und Chancen von heute zu bewältigen?

Der Wendepunkt der Automatisierung
„Wir stehen an einem Wendepunkt, an dem wir, wenn wir die Fähigkeit der Mitarbeiter zum abteilungsübergreifenden Austausch von Informationen automatisieren können, ihre Arbeit erledigen können und wir diese bessere Erfahrung sowohl für Mitarbeiter als auch für ihre Kunden bieten können“, sagt Paul Hardy, Innovationsevangelist bei ServiceNow. „Es ermöglicht den Menschen, kreativer und innovativer zu werden und anders zu denken.“

Hauptkandidaten für die Automatisierung sind langweilige, sich wiederholende Aufgaben.

„Aufgaben, die die Leute nicht gerne machen“, sagt Hardy, „diese alltäglichen, wiederholbaren und fehleranfälligen Aufgaben.“

Er nennt als Beispiel einen Prozess, mit dem wahrscheinlich alle Unternehmen vertraut sind: das Onboarding neuer Mitarbeiter.

„Wenn jemand anfängt, berührt das jede Abteilung innerhalb der Organisation“, sagt er.

Die IT-Abteilung stellt dem Neuling einen Computer- und E-Mail-Zugang zur Verfügung, die Personalabteilung schult sie in Arbeitsplatzrichtlinien, die Gehaltsabrechnung hilft ihnen bei der Bezahlung und die Einrichtungen erhalten eine Durchzugskarte, damit sie auf das Büro zugreifen können. Jeder, der in einem Büro gearbeitet hat, kennt jedoch Horrorgeschichten über den Jobstart ohne den richtigen Computer oder das Gehaltspaket des ersten Monats auf der falschen Steuernummer.

„Traditionell werden sie alle manuell erledigt. Wenn also jemand einer Organisation beitritt, kann es Tage, wenn nicht sogar Wochen dauern, bis sie ihre eigentliche Aufgabe erfüllen“, sagt Hardy.

Automatisierung und digitale Workflow-Technologien können hier eine Schlüsselrolle spielen, indem sie sicherstellen, dass jeder auf die gleichen zuverlässigen Informationen zugreifen kann, wo immer er im Unternehmen sitzt und in welcher Funktion auch immer.

Automatisierungssoftware entlastet die Mitarbeiter nicht nur für anspruchsvollere Aufgaben, sondern kann auch bestehende Prozesse optimieren. Foto: 10’000 Stunden/Getty Images

Entfernen der Wiederholung
Ein weiterer Bereich, in dem Unternehmen die Automatisierung erkunden können, ist der Bereich der Robotic Process Automation (RPA). Dies ist der Name für eine Reihe von Unternehmenstechnologien, die ungefähr auf halbem Weg zwischen manueller Arbeit und ausgewachsener künstlicher Intelligenz (KI) liegen.

RPA verwendet im Wesentlichen Maschinen, um sich wiederholende Aufgaben aufzuzeichnen und zu wiederholen.

„Eine Aufgabe lässt sich mit der robotergestützten Prozessautomatisierung sehr einfach automatisieren“, sagt Dr. Samiya Khan, Postdoc an der University of Wolverhampton, die erklärt, wie diese Automatisierung die Prozesse eines IT-Dienstleistungsunternehmens verändert hat, mit dem sie zusammengearbeitet hat. Zuvor hatte es viel Zeit und Ressourcen aufgewendet, um per E-Mail empfangene Protokolldateien manuell in eine Analyseplattform zu sortieren. Mit RPA wurde der Mitarbeiter, der dies tat, frei, um an etwas Interessanterem zu arbeiten.

„Sie können ein E-Mail-Überwachungssystem haben, das ständig oder regelmäßig nach neuen E-Mails von einem bestimmten Absender sucht und dann die Anhänge an einen bestimmten Ort herunterlädt, die Daten zusammenstellt und in die Analyseplattform aufnimmt“, sagt Khan .

„Manchmal sind es die einfachsten Aufgaben, bei denen die Leute nicht einmal merken, dass sie einfach zu viel Zeit damit verbringen, immer wieder dasselbe zu tun.“

Entscheidend ist, dass RPA auch ein Baustein für eine fortschrittlichere Automatisierung in der Zukunft sein kann.

„Wenn man mit so etwas wie RPA beginnt, betrachtet man die verschiedenen Geschäftsprozesse [and] wie sie optimiert werden können, um sich zu verbessern“, erklärt sie. „Es ist ein guter Ausgangspunkt für die Bereitstellung [other] Technologie und die Erstellung einer digitalen Roadmap für kleine und mittlere Unternehmen, damit sie mit etwas kleinerem beginnen und dann auf etwas wie Big Data oder KI skalieren können.“

Die automatisierte Zukunft
Unternehmen können auch andere Automatisierungstechniken verwenden. Hardy verweist auf Methoden wie beispielsweise die Geschäftsprozessoptimierung und das Process Mining, bei denen Kernfunktionen auf maximale Effizienz umgestaltet oder Ereignisprotokolle auf Ergebnisse analysiert werden.

In beiden Fällen bietet die genaue Beachtung der Durchführung von Geschäftsprozessen neue Möglichkeiten der Automatisierung.

„Es könnte etwas ganz, ganz Einfaches sein. Es muss nicht unbedingt etwas Auffälliges sein, aber es könnte die grundlegende Arbeit beseitigen, die den Menschen im Weg steht.“

Und der nächste Schritt? Hardy stellt sich eine Zukunft vor, in der Automatisierung nicht nur ein technischer Prozess ist, sondern etwas, das jeder tun kann.

„Wir reden viel über ‚Low Code’ – die Fähigkeit für jeden in jeder Abteilung, eine Geschäftsanwendung zu entwickeln“, sagt Hardy. „Was ist mit der nächsten Stufe? Was ist, wenn wir nicht einmal codieren müssen?“

Aber letztendlich ist Automatisierung für Hardy nicht nur eine Frage der Technologie, sondern auch die Verbesserung des Arbeitsplatzes für die Menschen, die sie nutzen. Wenn wir also unsere Unternehmen für die neue Arbeitswelt neu ausrichten, ist es wichtig, nicht nur darüber nachzudenken, welche Auswirkungen die Automatisierung auf das Endergebnis haben könnte, sondern auch, wie sie Ihrem Team helfen kann, besser zu arbeiten.

„Es ist Technologie, die den Menschen hilft, die Arbeit zu tun, die sie lieben“, sagt Hardy. „Zufriedene Menschen sind produktivere Menschen und produktivere Menschen sind für ein Unternehmen profitabler.“

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