Neue Initiativen ohne Vorwarnung, viel Doppelarbeit oder Teams, die einfach nicht miteinander kommunizieren: Dies sind die Kennzeichen einer isolierten Organisation. Und obwohl Silos keine Seltenheit sind, können sie lähmend sein, wenn sie nicht richtig verwaltet oder angegangen werden.
„Silos gibt es in jedem Unternehmen, weil Unternehmen traditionell dazu neigen, sich um funktionale Abteilungen herum zu strukturieren“, erklärt Nerys Mutlow, der als Innovationsevangelist für ServiceNow, ein führendes Unternehmen für digitale Workflows, arbeitet. „Aber es kann zu einem wirklichen Mangel an Rechenschaftspflicht und einer ‚Über den Zaun werfen’-Mentalität führen. Tatsächlich führen Silos zu viel unproduktiver Arbeit und Komplexität.“
Leider scheint es, dass die Pandemie diese organisatorischen Silos weiter verschärft hat. Frühe Forschungen deuten darauf hin, dass Silos zugenommen haben und die Zusammenarbeit abgenommen hat. Eine Microsoft-Umfrage unter rund 9.000 Managern und Mitarbeitern in ganz Europa ergab, dass 82 % der Führungskräfte waren der Meinung, dass ihre Unternehmen mindestens genauso produktiv sind wie vor der Pandemie, hatte aber das Gefühl, dass mehr Arbeit in Silos geleistet wird. Die Bewältigung zunehmender Silos war eine der drei größten Herausforderungen im Zusammenhang mit der Arbeit aus der Ferne. Das hat sich auf die Innovation ausgewirkt – nur 40 % der Befragten halten ihre Unternehmen für hochinnovativ, gegenüber 56 % im Jahr 2019.
Silo-Mentalität bekämpfen
Laut Unternehmensberater Ian Robson besteht das Problem darin, dass Unternehmen zwar einem erneuten Druck ausgesetzt sind, Schritt zu halten, aber Silos das Tempo des Wandels verlangsamen. „Intern streiten sich Manager und Mitarbeiter ständig darüber, wer was wann hätte tun sollen. Probleme werden oft eher begraben als angegangen. Sie werden oft eine niedrige Moral und geringe Leistung sehen.
„Die Silo-Mentalität wird nicht automatisch durch lockere Meetings im Büro reduziert“, fügt er hinzu, „aber Remote-Arbeit wird in Unternehmen mit einer Silo-Mentalität definitiv zu Herausforderungen führen.“
Um dies anzugehen, sollten Unternehmen eher eine horizontale Struktur mit interdisziplinären Teams schaffen, anstatt die Arbeit von oben nach unten zu erledigen. „Dienstleistungsfokussiert statt prozessorientiert zu sein, führt automatisch zu kollaborativem, hochleistungsfähigem Arbeiten“, sagt er. „Die Silo-Mentalität kann schnell beseitigt werden, wenn sich jeder seiner Verantwortung bewusst ist, Dienstleistungen nach dem vom Kunden benötigten Standard zu erbringen.“ Ziel ist es, reibungslose Arbeitsabläufe über alle Geschäftsbereiche und Funktionen hinweg bereitzustellen.
Es ist ein kultureller Wandel, der durch die nächste Generation von Workflow-Technologien unterstützt werden kann, die durch maschinelles Lernen unterstützt werden. Da mehr Routineaufgaben automatisiert werden, können sich die Mitarbeiter auf kreativere, reaktionsschnellere Aufgaben konzentrieren, die mehr Zeit in Anspruch nehmen und die teamübergreifende Zusammenarbeit erfordern.
Der Zugriff auf Daten und Trendanalysen, wie Reaktionszeiten, trägt ebenfalls zur Verbesserung bei, und die besten Systeme machen Vorschläge zur Effizienzsteigerung. „Wenn Sie den Mitarbeitern keinen einfachen Zugang zu allem bieten, was sie für ihre Arbeit benötigen, machen Sie sie ineffizient“, sagt Mutlow über den besten Weg, Silos zu überwinden. „Beginnen Sie mit einem Blick auf diese hochwertigen, hochkomplexen Journeys: Wo sind die größten Auswirkungen in Ihrem Unternehmen? Was generiert Einnahmen? Was macht Sie für den Kunden relevant? Und sammeln Sie Daten über die Leistung dieser Prozesse, um die Engpässe zu identifizieren.“
Laut Blaine Landis, Assistenzprofessor für Organisationsverhalten an der UCL School of Management, muss man sich auch auf das menschliche Element jeder Transformation konzentrieren. In einer Studie mit mehr als 2.000 globalen Teams, Organisationen mit „Kulturvermittlern“, die daran arbeiten, Teams miteinander zu verbinden, übertrafen heterogene Teams ohne einen deutlich. Diese Broker können als „Brücken“ oder „Klebstoffe“ fungieren.
„Bei Brokerage geht es darum, in sehr unterschiedlichen sozialen Welten zu kommunizieren und zu interagieren, um Menschen dazu zu bringen, Verbindungen über Grenzen hinweg zu knüpfen“, sagt Landis. „Eine Brücke wäre jemand, der die Menschen auf beiden Seiten der Grenze gut kennt und zwischen ihnen übersetzen kann … Klebstoffe wissen, dass Menschen gemeinsame Interessen haben, aber noch nicht verbunden sind.“
Er fügt hinzu, dass „Perspektivwechsel, Neugierde und Aufmerksamkeit auf informelle Interaktionsmuster am Arbeitsplatz“ helfen können, Silos zu überwinden und Innovationen zu fördern Menschen, die eher informell miteinander interagieren.
Die Rolle von Managern bei der Führung von Veränderungen
Auch Manager spielen eine entscheidende Rolle, sagt Robson. Dies kann oft der schwierigste Teil bei der Bewältigung von Silos sein.
„Manager müssen sich zu Führungskräften entwickeln und Teams bilden, die über Grenzen hinweg arbeiten“, sagt er. „Im Allgemeinen glauben Manager, dass das Problem das Verhalten ihrer Mitarbeiter ist. Sie wollen wissen: ‘Welche Maßnahmen muss ich ergreifen oder welche Verantwortung muss ich delegieren, um andere Menschen zu verändern?’ Selten wollen sie die Frage stellen: ‚Wie muss ich meine Denkweise über die Kultur ändern?‘“
Er empfiehlt, klein anzufangen, indem man ein interdisziplinäres Team zusammenstellt, um sich auf eine zentrale Kennzahl der Serviceleistung zu konzentrieren. Dieses Modell kann dann auf andere Teams ausgerollt werden, um andere Probleme anzugehen, und schließlich werden Mitarbeiter aus eigenem Antrieb so arbeiten.
Mutlow stimmt zu, dass ein Umdenken auf der Führungsebene unerlässlich ist. „Manager sind rückblickend und richtungsweisend, wohingegen eine Führungskraft diese Vision schafft und den Menschen die Umgebung bietet, ihre Fähigkeiten und Erfahrungen einzusetzen, um zu diesem Ziel beizutragen. Das sind zwei sehr unterschiedliche Fähigkeiten.“ Sie fand es auch hilfreich, Teamchampions zu rekrutieren, um sich zu engagieren. „In jeder großen Organisation kann die Veränderungsmüdigkeit einsetzen Autonomie, ihren Beitrag voranzutreiben, das hilft sehr.“
Letztendlich ist der Abbau von Silos eine kontinuierliche Anstrengung, die mit der Transformation einhergeht, fügt sie hinzu. „Und wenn man an Transformation denkt, ist das ein permanenter Zustand der Neuerfindung. Wir müssen aufhören, es als ein Projekt zu betrachten, das aufhört. Es wird nie aufhören.”
Unterstützen Sie Ihre Mitarbeiter mit digitalen Workflows und sorgen Sie für einen reibungslosen Arbeitsablauf. Erfahren Sie mehr unter servicenow.com/de