Die digitale Technologie beginnt, einen transformativen Effekt auf öffentliche Dienste zu haben. Von Cloud-basierten Gehaltsabrechnungssystemen zur Verwaltung von Löhnen und Feiertagen bis hin zu Computerprogrammen, die sich wiederholende Verwaltungsaufgaben übernehmen, stellen Mitarbeiter und Manager des öffentlichen Dienstes fest, dass die Automatisierung ihr Leben einfacher macht.
Auch Service-Anwender profitieren davon, da die Automatisierung die Effizienz verbessert, Fehler reduziert und die Bereitstellung von Services beschleunigt.
Da die Pandemie eine Umstellung auf digitales Arbeiten erzwungen hat, ist die Zeit für die öffentlichen Dienste reif für eine technologische Überarbeitung. Alternde Systeme müssen aktualisiert werden, während viele Dienste von einer Migration auf Cloud-Plattformen profitieren könnten. Mit der Aussicht, dass hybrides Arbeiten zur Norm wird, da Mitarbeiter teilweise im Büro und teilweise von zu Hause aus arbeiten, prüfen öffentliche Stellen nun, wie sie das Beste aus der Digitalisierung ihrer Dienstleistungen herausholen können.
Eine der großen Herausforderungen der Welt nach der Pandemie ist die Einstellung und Bindung von Mitarbeitern in einer von Personalmangel gebeutelten Wirtschaft, in der viele Menschen ihre Karriere neu bewerten. Bis zu jeder fünfte Beschäftigte im öffentlichen Dienst erwägt laut einer neuen Prüfbericht vom TUC.
Satpal Biant, Leiter des öffentlichen Sektors bei SAP UK and Ireland, sagt: „Die Pandemie hat die Mitarbeiter des öffentlichen Sektors massiv belastet. Wenn öffentliche Stellen in Zukunft Mitarbeiter einstellen und binden wollen, müssen sie sich darauf konzentrieren, die bestmögliche Mitarbeitererfahrung zu bieten. Doch viele Beschäftigte im öffentlichen Dienst sehen sich antiquierten Prozessen gegenüber, nur um alltägliche Aktivitäten wie Ausgaben zu erledigen. Veraltete Papiersysteme, die eine persönliche Genehmigung erfordern, erfordern Zeit und Mühe, die Mitarbeiter einfach nicht haben. Diesen Zeitverlust zu erkennen ist der erste Schritt. Die Implementierung der richtigen Technologie ist der nächste Schritt.“
Mitarbeiter halten heißt, den Arbeitsplatz von heute für Mitarbeiter so attraktiv wie möglich zu gestalten. Biant sagt, dass sich viel mehr mit kleinen Projekten erreichen lässt, als sich auf die entmutigende Aufgabe einzulassen, umfassende Änderungen am gesamten Verwaltungssystem eines öffentlichen Dienstes vorzunehmen. Kleine Veränderungen, die einzelne Prozesse digitalisieren, können große Auswirkungen auf Effizienz und Mitarbeiterzufriedenheit haben.
Selbst einfache Schritte, wie die Bereitstellung einer Spesenverwaltungssoftware – die den Prozess der Spesenabrechnung rationalisiert – können die Mitarbeiter entlasten, ihnen Zeit und Geld sparen und gleichzeitig für das Unternehmen kosteneffizienter sein.
Der öffentliche Sektor des Vereinigten Königreichs beschäftigt mehr als 5 Millionen Menschen, etwa ein Sechstel der gesamten Belegschaft des Landes. Aber die Branche hat sich einen Ruf für Bürokratie, repetitive Verwaltungsaufgaben und mangelnde Innovation erworben.
Die Welt nach der Pandemie bietet die Chance, öffentliche Dienste neu zu starten und effektiver zu gestalten, während die Mitarbeiter sich auf inspirierende Arbeit konzentrieren können, anstatt sich in einem Meer von Bürokratie zu verlieren.
Die Einführung der neuesten Technologie kann Organisationen des öffentlichen Sektors bei der Einstellung jüngerer Arbeitnehmer unterstützen, wenn ihre Belegschaft altert und in den Ruhestand geht. Die Mehrheit der Beamten ist alt 50-59, während das Durchschnittsalter der Mitarbeiter des Amtes für Arbeit und Renten bei 55. Öffentliche Dienste laufen Gefahr, das digitale Know-how jüngerer Mitarbeiter zu verpassen und eine Generationenlücke zu schaffen, in der den Mitarbeitern die für die Zukunft erforderlichen Fähigkeiten fehlen. Und wenn immer mehr Beamte in Rente gehen, nehmen sie ihr Wissen mit. Um die Herausforderungen der Zukunft zu meistern, ist es von entscheidender Bedeutung, den öffentlichen Sektor für neue Arbeitnehmergruppen attraktiver zu machen.
Aber dafür brauchen die öffentlichen Dienste ein Technologie-Update. Viele britische Organisationen des öffentlichen Sektors, einschließlich des NHS, verwenden digitale Plattformen, die möglicherweise mehr als 10 Jahre alt sind, um Personalakten und Gehaltsabrechnungen zu verwalten, und das ist, bevor Sie das Geld in Betracht ziehen, das mit veralteter Technologie verschwendet wird.
Dies ist ein günstiger Zeitpunkt, um Dienste in die Cloud zu migrieren. Die Verwaltung von Diensten wie Gehaltsabrechnungen und Personalakten in der Cloud ist effektiver, als sie intern zu betreiben. Cloud-Plattformen bieten die Computerleistung, Datenspeicherung und Datenverwaltungstools, die für einen effizienten Betrieb der Dienste erforderlich sind. Sie vereinfachen die Herausforderungen der Digitalisierung und befreien Unternehmen davon, Daten in ihren eigenen internen Rechenzentren speichern und abrufen zu müssen.
Ein Wechsel in die Cloud ist auch das Tor zur Automatisierung, da Daten über Arbeitsprozesse in einem Repository zentralisiert werden. Dies ermöglicht es Algorithmen des maschinellen Lernens, diese Arbeitsprozesse zu analysieren und Wege zu ihrer Automatisierung vorzuschlagen, sodass sich wiederholende Verwaltungsaufgaben von Robotern oder KI-Systemen erledigt werden können, sodass die Mitarbeiter sich auf lohnendere Tätigkeiten einlassen können.
In der Zwischenzeit können Cloud-basierte Tools dazu beitragen, die Kluft zwischen dem, was Führungskräfte des öffentlichen Sektors glauben, dass Mitarbeiter und Bürger über ihre Dienstleistungen denken und was sie tatsächlich denken, zu schließen. Eine Reihe von „Experience Management“-Apps kann Managern helfen, Produkte und Dienstleistungen zu testen und Feedback von Mitarbeitern und Benutzern zu erhalten, um die Systeme zu perfektionieren. Solche Tools können Betriebsdaten zu Kosten und Produktivität mit Daten darüber kombinieren, wie die Leute von den Diensten denken.
Technologie bietet die Aussicht, Mitarbeiter von Plackerei zu befreien und gleichzeitig die Ergebnisse für die Benutzer zu verbessern. Da die Pandemie zurückgeht, ist dies ein idealer Zeitpunkt für öffentliche Dienste, um die neueste Technologie zu nutzen, um ihre Mitarbeiter wieder zu engagieren und zu begeistern.
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