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- Meetings können nützlich sein, aber viele sind nur Zeit- und Ressourcenverschwendung.
- Steve Jobs hat drei Möglichkeiten entwickelt, um seine Meetings effizienter zu gestalten.
- Elon Musk, Jeff Bezos und Sheryl Sandberg haben alle Jobs’ Methode übernommen.
Meetings können eine gute Möglichkeit sein, ein Projekt in Gang zu bringen oder kreative Ideen zu entwickeln.
Sie werden jedoch oft nicht effektiv durchgeführt und können viel Zeit und Geld verschwenden.
Es gibt keinen Mangel an Ideen, wie Sie Meetings produktiver gestalten können, von der Durchführung von Meetings im Freien bis hin zum Aufschreiben von Ideen, anstatt laut zu sprechen.
Es gibt jedoch einige wichtige Punkte, über die sich Experten einig sind.
Steve Jobs, Mitbegründer von Apple, war einer von denen, die ihre Meetings effizienter gestalten wollten.
Inc. erklärte die drei einfachen Regeln, die er dabei benutzte.
Andere erfolgreiche Führungskräfte sagen auch, die Teilnehmerzahl zu begrenzen
Meetings sind oft unproduktiv, wenn zu viele Leute anwesend sind. Mehr Menschen bedeuten mehr Unterbrechungen, mehr Lärm und damit Missverständnisse.
Jobs sagte den Beamten des Weißen Hauses offen, er plane nicht, zu einem Treffen mit Barack Obama zu gehen, weil die Gästeliste zu lang geworden sei. Die Huffington Post gemeldet.
Jeff Bezos, Gründer von Amazon, glaubt auch, dass Meetings weniger produktiv sind, wenn zu viele Leute anwesend sind. Er verwendet seine “Zwei-Pizza-Regel”, um dies zu beurteilen. Die Idee ist, dass Sie kein Meeting abhalten sollten, wenn zwei Pizzen nicht ausreichen, um alle dort zu ernähren.
Elon Musk, CEO von SpaceX und Tesla, ermutigt die Leute sogar, Meetings zu verlassen, wenn sie nichts Sinnvolles dazu beitragen.
„Es ist nicht unhöflich, zu gehen. Es ist unhöflich, jemanden zum Bleiben zu zwingen und seine Zeit zu verschwenden“, sagte er.
Kurze Tagesordnung – nicht mehr als drei Punkte
Um die Konzentration aufrechtzuerhalten, sollten Besprechungen nicht mehr als drei Tagesordnungspunkte haben, sonst verliert man leicht den Fokus und diskutiert Dinge, die nicht mit den wichtigsten Punkten in der Besprechung zusammenhängen.
Es ist auch für Menschen extrem schwierig, sich große Mengen an Informationen zu merken, die in einer Sitzung geliefert werden.
Um dies zu beweisen, zeichneten zwei britische Psychologen, J. Blackburn und EJ Lindgren, eine Diskussion am Ende einer Sitzung der Cambridge Psychological Society auf. Zwei Wochen später baten sie die Teilnehmer, ihre Erinnerungen an das Treffen aufzuschreiben.
Die durchschnittliche Anzahl der von jeder Person abgerufenen Elemente betrug nur 8,4 % der tatsächlich aufgezeichneten Elemente.
42 % der zurückgerufenen Elemente wurden falsch erinnert.
Viele der Dinge, an die sie sich erinnerten, wurden nie oder zu einem anderen Zeitpunkt gesagt.
Es ist äußerst wichtig, eine klare, prägnante Tagesordnung an alle Teilnehmer des Meetings zu verteilen, damit sich jeder darauf vorbereiten kann, etwas beizutragen, und Sie vermeiden, abgelenkt zu werden.
“Geben Sie mir eine Tagesordnung, sonst sitze ich nicht da, denn wenn ich nicht weiß, warum wir in der Besprechung sind, gibt es keinen Grund für eine Besprechung”, Annette Catino, Geschäftsführerin des QualCare Alliance Network , erzählte Die New York Times.
Kurze Besprechungen – nicht länger als 30 Minuten
Jobs glaubte auch, dass Besprechungen normalerweise effektiver sind, wenn sie kurz sind. Unsere Aufmerksamkeitsspanne und mentale Ausdauer neigen dazu, zu kämpfen, wenn Meetings über einen längeren Zeitraum andauern.
Schnelle Firma berichtete, dass Sheryl Sandberg, die Chief Operating Officer von Meta, dafür bekannt ist, Meetings, die für eine Stunde angesetzt waren, manchmal in 10 Minuten zu beenden, wenn sie der Meinung ist, dass alles erledigt ist.