Welche Zukunft hat die Konferenzbranche?

"Ich bin am Boden zerstört", sagt Mike Walker, Geschäftsführer von MGN Events.

Aufgrund von Sperren stieg das Unternehmen in nur wenigen Wochen von einem Umsatz von mehreren Millionen Pfund auf nahezu Null.

"Über 10 Jahre harte Arbeit beim Aufbau des Unternehmens aus dem Nichts, jedes Jahr Reinvestition in Wachstum, grausam weggenommen innerhalb von ein paar Wochen, ohne Klarheit darüber, wann die Branche wieder aufgenommen werden kann", sagt Walker.

Tausende andere in der Veranstaltungsbranche werden mit der gleichen Unsicherheit konfrontiert sein. Die Pandemie hat einen riesigen Sektor völlig zerstört, und viele Unternehmen kämpfen ums Überleben. Laut einem Bericht aus dem Jahr 2018 handelt es sich allein bei Geschäftsereignissen um eine Branche von 1,5 Billionen US-Dollar (1,2 Mrd. GBP) weltweit.

Ohne die große Anzahl von Verbraucherveranstaltungen, Ausstellungen, Erlebnissen und Hochzeiten zu berücksichtigen.

Alle diese Veranstaltungen hängen davon ab, dass Personen persönlich auftauchen. Dies ist derzeit nicht möglich, wenn einige Veranstaltungsorte geschlossen oder mit reduzierter Kapazität sind und Reisebeschränkungen bestehen – ganz zu schweigen von verschiedenen anderen Sicherheitsvorkehrungen, die am Veranstaltungsort selbst erforderlich sind.

"Selbst wenn Sie eine Veranstaltung an einem größeren Ort abhalten, wenn Delegierte einfliegen und im Hotel bleiben und eine Person positiv auf Covid-19 testet, erhalten Sie einen Anruf vom Hotel, der Ihnen mitteilt, dass sie ' Wir müssen den Veranstaltungsort gründlich reinigen und schließen ", sagt Steve Parrott, Mitbegründer von Alternative Events.

Die Medienwiedergabe wird auf Ihrem Gerät nicht unterstützt

In solchen Szenarien sind Unternehmen gezwungen, Technologie als Alternative zu betrachten, wobei virtuelle Ereignisse während der gesamten Sperrung zur Norm werden.

Die meisten Unternehmen haben sich der Technologie zugewandt, die vielen Menschen bekannt geworden ist – Videokonferenzsoftware von Zoom oder MS Teams.

Diese Technologien gab es jedoch schon vor der Pandemie, und obwohl sie eine Alternative darstellen, bieten sie nicht das gleiche Maß an Engagement wie physische Ereignisse.

"Die meisten Plattformen für virtuelle Konferenzen werden von Drittanbietern erstellt, die keine Veranstaltungen organisieren", sagt Paddy Cosgrave, Mitbegründer von Web Summit, einer der größten Technologiekonferenzen der Welt.

Da Videokonferenz-Tools eher für den Massenmarkt als für bestimmte Branchen entwickelt wurden, suchen Veranstalter und Sponsoren nach einer Alternative.

Eine Option, die von The Moodie Davitt Report und dem Einzelhandelsmarketing- und Designunternehmen FILTR in Anspruch genommen wurde, bestand darin, vorhandene Produkte in einem System zusammenzuführen.

"Wir haben uns die in der Branche vorhandene Software angesehen und nicht gedacht, dass eine davon ausreichen würde, um die Marken anzulocken, die wir anziehen müssen", sagt Martin Moodie, Gründer von The Moodie Davitt Report, einer Publikation, die sich auf Reisen konzentriert Einzelhandel.

Mithilfe der vorhandenen Software wird eine virtuelle Version eines physischen Ereignisses erstellt. So können Personen herumlaufen, die verschiedenen Stände anzeigen und mit Marken kommunizieren, indem sie mit Personen in einem Chat-Format von ihrem Laptop aus sprechen.

Das Unternehmen integriert dies in Webkonferenzfunktionen und Besprechungsplanungssoftware.

Für einige der größeren Konferenzen reicht es jedoch nicht unbedingt aus, diese Produkte zu integrieren. Die Consumer Electronics Show (CES), auf der jedes Jahr 170.000 Delegierte nach Las Vegas kommen, findet im Januar 2021 statt.

Jean Foster, Senior Vice President für Marketing und Kommunikation bei der Consumer Trade Association, die die Veranstaltung leitet, sagt, dass die Organisation eine eigene digitale Plattform für CES erstellt, da sie erwartet, dass die Wahlbeteiligung aufgrund des Virus geringer sein wird wechselt daher zu einem Hybridangebot.

"Wir arbeiten daran, wie diese Plattform aussehen wird … es gibt nichts von der Stange, was wir brauchen", sagt Frau Foster.

Web Summit hat auch eine Plattform von Grund auf neu erstellt. Laut Cosgrave ist das Networking für die meisten Geschäftsveranstaltungen der Hauptgrund, an dem Menschen teilnehmen. Dies ist auch für den Erfolg einer Veranstaltung von entscheidender Bedeutung, da Sponsoren direkt mit ihrer Zielgruppe kommunizieren können.

Das Team von Herrn Cosgrave hatte bereits daran gearbeitet, Serendipity für das physische Web Summit-Ereignis zu entwickeln, indem es Personen neben andere setzte, die möglicherweise gegenseitige Interessen haben. Jetzt, da die Veranstaltung, die im Dezember in Lissabon stattfindet, zumindest teilweise online sein wird, hat sein Team daran gearbeitet, dass dieser Zufall auch in eine Online-Umgebung fließt.

Das Unternehmen verwendet mit Zustimmung Informationen aus sozialen Medien und den Telefonbüchern der Delegierten, um einen Algorithmus zu erstellen, der Personen mit anderen Personen zusammenbringt, die sie wahrscheinlich interessant finden oder mit denen sie sprechen möchten.

"Die Delegierten werden die Personen sehen, die ihnen empfohlen werden, während andere sie auf sehr persönliche Weise sehen", sagt er.

"Auf der Plattform können sie Eins-zu-Eins-Videoanrufe miteinander tätigen, sie können Gruppenanrufe miteinander tätigen oder Sie können einen Gruppenvideo-Chat starten und Personen einladen oder sich beispielsweise mit Sprechern an Fragen und Antworten beteiligen."

Einige Technologieunternehmen sehen eine Marktlücke, die es den Teilnehmern ermöglicht, während einer Veranstaltung mehr Kontrolle zu haben.

Box Bear Digital liefert VR-Headsets (Virtual Reality) an Kunden, die diese dann an die Delegierten verteilen können. Die Headsets müssen nach Beendigung der Konferenz zurückgegeben werden.

Während der VR-Konferenz werden die Teilnehmer durch ihre eigenen realen Avatare vertreten. Benutzer können Notizen auf Folien machen, bestimmte Zitate transkribieren und per E-Mail senden, zoomen, ihren Standpunkt ändern und mit virtuellen Elementen interagieren.

"Der Hauptunterschied besteht darin, dass wir uns voll und ganz darauf einlassen, dass es kein Entrinnen gibt, sobald Sie das Headset aufsetzen", sagt Graham Addison, Global Marketing Director des Pharmaunternehmens AstraZeneca, das die Technologie getestet hat.

Der Mehrwert für die Organisatoren besteht laut Box Bear Digital darin, dass sie eine bessere Vorstellung davon haben, was das Publikum tut, da die Technologie nachverfolgen kann, ob die Person den Kopf schüttelt oder die Hand hebt, um eine Frage zu stellen.

Im Allgemeinen können Veranstalter bei einer virtuellen Alternative nicht den gleichen Umsatz erzielen. Das Abhalten virtueller Veranstaltungen bietet jedoch zahlreiche Vorteile.

Mehr Technologie des Geschäfts

Virtuelle Veranstaltungen sind weitaus billiger durchzuführen und in einer Zeit, in der Unternehmen sich der Umwelt bewusster sind, bieten sie eine nachhaltige Alternative zum Einfliegen von Menschen aus der ganzen Welt. Darüber hinaus bieten sie den Organisatoren die Möglichkeit, Zuschauer aus der ganzen Welt in verschiedenen Zeitzonen dazu zu bringen, sich einzuschalten und möglicherweise auch bessere Sprecher für die Veranstaltung zu gewinnen, da sie nicht reisen müssen.

Es gibt auch mehr Möglichkeiten, die Ergebnisse zu messen.

"Wir können den Personen, die an der Veranstaltung teilnehmen, ständig mitteilen, wie viele Personen engagiert waren, wie viele Besucher sie hatten, wie viele Personen ihre Inhalte heruntergeladen haben – dies kann bei einem physischen Ereignis nicht auf die gleiche Weise gemessen werden", sagt Walker.

Trotzdem können viele Veranstalter die Verwendung dieser virtuellen Veranstaltungen nur als Zwischenstopp oder als Teil eines zukünftigen Hybrid-Events betrachten. Vielleicht haben sich deshalb Microsoft und Zoom nicht schnell bewegt, um neue Funktionen für ihre Plattformen bereitzustellen.

"Vier Monate nach der Sperrung, warum gibt es nichts Neues auf dem Markt? Vielleicht lohnt es sich nicht, in digitale (Events) zu investieren, denn obwohl sie Teil des Mixes sein werden, werden sie nicht der Hauptteil des Events sein, weil Die Leute denken, wir werden bald wieder normal werden ", sagt Parrott.