HousingWire sprach kürzlich mit LERETA Chief Operating Officer Jim Micali über die Steuersaison und wie Technologie Altlasten löst, die Dienstleister in der Vergangenheit mit Steuern hatten.
HousingWire: Wir stehen kurz vor dem Beginn des vierten Quartals, das in der Vergangenheit für Dienstleister und Steueranbieter eine Krisenzeit war. Wird diese Steuersaison anders sein? Wenn das so ist, wie?
Jim Micali: Jede Steuersaison ist eine Herausforderung, da nichts oder zumindest nicht zu viel beginnt, bis die Steuerbehörden ihre Rechnungen freigeben, und die Steuerbehörden häufig ihre Freigabe- und Fälligkeitsdaten ändern. Beispielsweise hat einer der größten Bezirke des Landes mit über 1,8 Millionen bewerteten Paketen seine Steuerrechnungen in der Vergangenheit am 1. Juli freigegeben, und sie waren am 1. August fällig. In diesem Jahr muss es jedoch noch bekannt geben, wann seine Steuerrechnungen veröffentlicht werden. Schätzungen gehen von einer Veröffentlichung der Rechnungen im Spätherbst aus, bei denen die Steuern 30 Tage später fällig sind – mitten in der geschäftigen Steuersaison. Und das ist nur eine Steuerbehörde. Insgesamt sind es etwa 24.000.
Dank der steigenden Immobilienpreise werden die Steuerbescheide dieses Jahr höher als normal sein, und das bedeutet, dass die Behörden diese Änderungen berechnen müssen, was zu weiteren Verzögerungen führen könnte. Aus Sicht eines Dienstleisters bedeuten höhere Steuerbescheide höhere Steuerrechnungen, die wiederum ihre Kundenbetreuungseinheiten mit Anrufen von Kreditnehmern überschwemmen werden, die sagen: „Was zum Teufel ist mit meinen Steuern passiert?“
Schließlich ist der Verkauf von Serviceleistungen eine wichtige Möglichkeit, mit der viele Hypothekenbanken heutzutage Geld beschaffen können. Wir haben dies Ende letzten Jahres gesehen, und angesichts des derzeitigen Anstiegs und der Volatilität der Zinssätze erwarten wir in diesem vierten Quartal mehr davon. Denken Sie daran, dass ein Investor, der ein großes Portfolio kauft, jetzt für die Zahlung der Steuern auf diese Kredite verantwortlich ist. Letztes Jahr hat zum Beispiel einer unserer Kunden Mitte Dezember ein großes Geschäft abgeschlossen, und wir mussten eine ganze Gerichtsverhandlung durchführen, um die Steuerrechnungen zu beschaffen und bis zum Jahresende zu bezahlen.
Allerdings dreht sich in dieser Steuersaison, wie in jeder Steuersaison, alles um die Vorbereitung und Kommunikation mit den Kunden darüber, was zu erwarten ist. Bei LERETA engagieren wir uns das ganze Jahr über proaktiv mit unseren Kunden, insbesondere aber im 4. Quartal. In diesem Jahr haben wir mit den Vorbereitungen für das Jahresende im August begonnen. Beispielsweise haben wir eine Reihe von Empfehlungen zusammengestellt, die Kunden nutzen können, um ihre Bereitschaft für Volumenspitzen im vierten Quartal zu verbessern. Wir nennen es unser Q4 Survival Kit.
Trotz der von mir erwähnten Marktdynamik sind wir zuversichtlich, dass wir bereit sein werden und dass unsere Kunden und Teammitglieder über die Feiertage zu Hause sein und keine Überstunden machen werden, um Steuerfristen einzuhalten.
HW: Was sind die größten Herausforderungen für Dienstleister in Bezug auf Steuern? Haben sie sich im Laufe der Zeit verändert?
JM: Die Datenintegrität war schon immer eine der größten Herausforderungen für Dienstleister im Steuerbereich. Diese Datenprobleme führen zu Zahlungsausfällen, ungenauen Hinterlegungsanalysen, niedrigeren Automatisierungsraten und letztendlich zu mehr Anrufen und Beschwerden von Kreditnehmern.
In den letzten Jahren haben wir mehr Datenprobleme mit den Portfolios festgestellt, die wir von anderen Steuerdienstleistern und internen Betrieben übernehmen. Einige der Probleme sind das Ergebnis schlechter anfänglicher Steuerlinieneinstellungen. Beispielsweise könnte ein angrenzendes Grundstück übersehen werden oder eine Steuerbehörde mit niedrigerem Pfandrecht – vielleicht ein Wasserversorgungsunternehmen oder ein Kanalisationsunternehmen – könnte bei der Einrichtung der Steuerzeile übersehen werden. Dann gibt es Probleme, die sich aus Annahmen und Lücken im Kreditabschlussprozess ergeben, die in Phasen mit hohem Volumen tendenziell zunehmen. Lassen Sie mich Ihnen ein Beispiel geben. Wenn Hypothekenbanken einen Kredit vergeben oder Kredite in großen Mengen über entsprechende Kanäle kaufen, wird davon ausgegangen, dass die Steuern, die 30 bis 60 Tage im Voraus fällig sind, bei Abschluss bezahlt wurden. Aber häufig passiert das nicht oder es passiert zweimal, und jetzt Monate nach Abschluss des Darlehens gibt es entweder eine versäumte Zahlung oder eine Überzahlung. In beiden Fällen sind sowohl Kreditnehmer als auch Dienstleister unzufrieden.
Bei LERETA gehen wir diese Probleme auf zwei Arten an. Erstens bieten wir eine Reihe von Prüfungsdiensten an, um Steuerzeilenmängel aufzudecken. Wir bewegen uns auch stromaufwärts, um vor dem Abschluss Probleme zu identifizieren, bei denen angenommen wird, dass sie bezahlt werden.
Die Personalbesetzung für die Steuersaison ist eine weitere ständige Herausforderung für Dienstleister, und COVID-19 hat sie nur noch verschärft. In guten Zeiten weisen Dienstleister häufig Mitarbeiter neu zu, geben grünes Licht für Überstunden und verwenden Zeitarbeiter am Jahresende, um ihre Steuern bezahlt zu bekommen. Da die Origination dramatisch zurückgegangen ist und alle Kosten auf den Prüfstand gestellt werden, ist es in Zukunft möglicherweise weniger eine Option, Körper auf das Problem zu werfen. Und wie wir gesehen haben, erhalten Dienstleister, die ihre Steuern intern erledigen, ihre Steuerrechnungen später, und höhere Steuerbescheide erhöhen das eingehende Anrufvolumen von Kreditnehmern. Dieser Gegenwind wird meiner Meinung nach neues Interesse an Steuer-Outsourcing-Lösungen wecken, die die Kosten- und Nachfrageprobleme angehen und die Last auf Unternehmen wie unseres verlagern, die die Ressourcen bereitstellen und in Technologie investieren können.
HW: Wie nutzen Steuerdienstleister Technologie oder neue Ansätze, um diese Probleme zu lösen?
JM: Automatisierung steht ganz oben auf der Wunschliste jedes Dienstleisters. Daher nutzen Steuerdienstleister die Automatisierung, um die Steuerbeschaffungszeiten zu verkürzen und die Datenqualität und -effizienz zu verbessern. Während früher viele Steuerbescheide manuell beschafft wurden, sind es heute bei LERETA wohl weniger als 5 %. Dies spart Zeit und Reibung im Beschaffungszyklus, reduziert die Möglichkeit von „Fat-Finger“-Fehlern und bedeutet, dass die meisten Informationen an Kunden auf dem, wie ich es gerne nenne, „Happy Path“ oder System-zu-System geliefert wird.
In unserem Fall haben wir auch eine proprietäre Technologie entwickelt, um uralte Branchenprobleme wie nicht identifizierte zusammenhängende oder benachbarte Nebenparzellen und versäumte Steuerbehörden zu lösen. Diese Fallstricke führen oft zu wiederholten versäumten Zahlungen, manchmal über Jahre hinweg, und ziehen erhebliche Strafen nach sich. Als Branche erweitern auch Steuerdienstleister ihr Angebot und ändern die Art und Weise, wie wir verschiedene Schritte in der Steuereinrichtung und den Boarding-Prozessen angehen, um Fehler zu erkennen, bevor sie zu Problemen werden. Unsere Audits verbessern die Automatisierungsraten, reduzieren Kundenanrufe und -aufgaben und tragen dazu bei, dem Verbraucher eine genaue Hinterlegungsanalyse zu liefern. Ein Beispiel hierfür ist unsere erweiterte Suite von 50 verschiedenen Audits, die darauf abzielen, die Integrität der Steuerzeilendaten vom Zeitpunkt der Kreditaufnahme bis zum Steuerzahlungs- oder Zahlungsverzugszyklus sicherzustellen.
Der Beitrag Wie die kommende Steuersaison für Servicer anders sein wird, erschien zuerst auf HousingWire.