Sie beginnen den Tag mit den besten Absichten, entschlossen, produktiv und effizient zu sein. Doch noch bevor Sie Ihren Vormittagskaffee getrunken haben, werden Sie von einer chaotischen Abfolge von Unterbrechungen, Ablenkungen und schlechtem Projektmanagement entgleist. Bevor Sie es wissen, sind Sie gestresst, müde und der Gehirnnebel hat sich gelegt.
Aber keine Sorge – Hilfe ist zur Hand. Dr. Sahar Yousef, eine führende Expertin für Produktivität und kognitive Neurowissenschaftlerin an der Haas School of Business der University of California, Berkeley, hat sich mit dem Arbeitsmanagementunternehmen Asana zusammengetan, um Expertentipps zu geben, wie Sie Ihre Konzentration und Effizienz bei der Arbeit verbessern können.
Behandeln Sie E-Mails wie Wäsche
Viele Mitarbeiter fühlen sich gezwungen, sofort auf E-Mails und andere Nachrichten zu reagieren, aber diese ständige Überwachung hat ihren Preis. Es kann so lange dauern 25 Minuten um nach einer Unterbrechung wieder in Schwung zu kommen, sagt Yousef, dass wir E-Mails, SMS und andere Chat-Tools so behandeln sollten, als würden wir Wäsche waschen. „Lassen Sie Nachrichten sich aufbauen und laden Sie dann alle ein oder zwei Stunden, anstatt alles immer verfügbar zu haben und zu versuchen, es in Echtzeit zu verarbeiten“, sagt sie.
Fokuszeit einplanen
Yousef sagt, ein Hauptfeind der Konzentration während der Arbeit sei der „Kontextwechsel“. Dies geschieht, wenn Sie Ihre Aufmerksamkeit plötzlich auf einen anderen Kontext lenken, z. B. wenn Sie Ihre Arbeit unterbrechen, um an einem unerwarteten Anruf teilzunehmen oder auf eine Nachricht zu einem nicht verwandten Projekt zu antworten. „Jedes Mal, wenn wir Aufgaben wechseln, zahlen wir sowohl Zeit als auch Energie“, sagt Yousef. „Und mit Energie meine ich, dass unser Gehirn buchstäblich Blutzucker und Sauerstoff braucht, um den Wechsel durchzuführen.“
Anstatt also den ganzen Tag zwischen verschiedenen Aufgaben zu wechseln, planen Sie Zeit ein, um sich auf ein bestimmtes Projekt zu konzentrieren. Zwei gute Möglichkeiten, dies zu tun, sind Timeboxing und Time-Blocking.
Beim Timeboxing schätzen Sie die Zeit ab, die eine Aufgabe in Anspruch nehmen wird, und widmen der Erledigung eine bestimmte Zeit. Während dieser Zeit sollten Sie alle anderen Aufgaben ignorieren. Time-Blocking ist ähnlich – aber anstatt Zeit für eine einzelne Aufgabe einzurahmen, gruppieren Sie ähnliche Aufgaben und erledigen sie alle in einem „Zeitblock“. Sie können beispielsweise einen Zeitblock einplanen, um Ihre E-Mails zu beantworten oder diese lästigen Verwaltungsaufgaben nachzuholen.
Virtuelle Meetings besser planen
Online-Meetings sind während der Pandemie viel häufiger geworden, aber sie sind nicht immer hilfreich. Laut Untersuchungen von Asana haben Teams trotz erhöhter persönlicher Zeit mit Kollegen durch virtuelle Meetings weniger Klarheit darüber, was wann zu tun ist. Darüber hinaus sagt Yousef: „Videokonferenzen sind eigentlich physiologisch anstrengender und erfordern mehr neurologische Anstrengungen, um wachsam zu bleiben und die Aufmerksamkeit aufrechtzuerhalten.“ Stellen Sie also sicher, dass Sie Ihren nächsten Videoanruf sorgfältig angehen.
Zunächst können Sie sich überlegen, ob Sie überhaupt ein Meeting benötigen. Wenn Sie dies tun, teilen Sie vor dem Anruf eine Tagesordnung und alle Materialien mit, damit alle vorbereitet sind. Wenn Sie eine Reihe von virtuellen Meetings geplant haben, stellen Sie sicher, dass Sie zwischen jedem mindestens ein paar Minuten Pause machen, um Ihrem Gehirn zu helfen, sich neu zu starten.
Yousef schlägt auch vor, die Selbstansicht während Videokonferenzen auszuschalten oder das Bild Ihres Gesichts mit einer Haftnotiz auf Ihrem Bildschirm zu verdecken. Sie sagt, dass das Sehen Ihres eigenen Gesichts während eines Videoanrufs den Teil Ihres Gehirns aktiviert, der für die Gesichtserkennung verantwortlich ist, und Ihre Konzentration zusätzlich belastet.
Ändern Sie die Standardeinstellungen auf der Hardware
Es habe eine „Explosion“ bei digitalen Tools gegeben, deren Geschäftsmodelle darauf basieren, dass man auf ihren Bildschirm schaut, sagt Yousef. Diese Tools sind natürlich so konzipiert, dass sie „so süchtig wie möglich machen und Ihre Aufmerksamkeit vom gegenwärtigen Moment ablenken“.
Wenn Sie also Chatfenster geöffnet und Benachrichtigungen für E-Mails, Messenger und soziale Medien aktiviert haben, wird es Ihnen schwer fallen, sich zu konzentrieren. Schließen Sie alle Programme, die Sie nicht benötigen, und schalten Sie Benachrichtigungen für so viele Apps wie möglich aus. „Bis wir zurückdrängen und die Standardeinstellungen nicht akzeptieren, werden diese Technologien es weiterhin schwierig machen, sich über lange Zeiträume zu konzentrieren“, sagt Yousef.
Erstellen Sie Auslöser, um sich zu konzentrieren
Konzentrationsschwierigkeiten? Versuchen Sie, kognitive Assoziationen zu verwenden, um Ihrem Gehirn mitzuteilen, dass es Zeit ist, sich zu konzentrieren. Vielleicht möchten Sie Ihren Schreibtisch aufräumen, bevor Sie mit der Arbeit beginnen, oder eine Kerze anzünden oder eine bestimmte Art von Musik hören, während Sie an Ihrem Schreibtisch sitzen. Wenn Sie von zu Hause aus arbeiten, kann auch das Tragen bestimmter Arbeitskleidung ein hilfreicher Auslöser sein.
„Unser Gehirn verlässt sich auf kognitive Assoziationen, um herauszufinden, welches angemessene – und unangemessene – Verhalten in einer bestimmten Situation ist, und um uns Zeit und Energie zu sparen“, sagt Yousef. „Wenn wir zum Beispiel klare Assoziationen zwischen unserer Arbeitsumgebung und dem Wechsel in einen ‚Fokusmodus‘ haben, feuern spezifische neuronale Netzwerke, sobald wir diese Arbeitsumgebung betreten, und unser Gehirn weiß, was zu tun ist.“
Erfahren Sie mehr darüber, wie Unternehmen, Teams und Einzelpersonen erfolgreich sein können, indem Sie einen Blick auf Asana werfen Anatomie der Arbeit Index 2021