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- Austrittsgespräche sind ein wertvolles Instrument für Unternehmen, die ihre Arbeitsplätze verbessern möchten.
- Die Personalabteilung sollte ausscheidende Mitarbeiter um konkretes Feedback zum Unternehmen und den Arbeitsplätzen, die sie verlassen, bitten.
- Personalvertreter sollten es vermeiden, Fragen zu stellen, die zu allgemeinen, vagen Antworten führen.
- Dieser Artikel ist Teil von „Talent-Insider„, eine Reihe mit Expertenratschlägen, die Unternehmensinhabern bei der Bewältigung einer Vielzahl von Herausforderungen bei der Personalbeschaffung helfen sollen.
Austrittsgespräche sind ein wirksames Instrument für Unternehmen, die ihre Arbeitsplätze verbessern möchten. Wenn sie richtig durchgeführt werden, können sie Unternehmen dabei helfen, wertvolle Erkenntnisse zu gewinnen und Verbesserungsmöglichkeiten zu erkennen, die den Umsatz senken könnten.
Konstruktive Austrittsgespräche, gepaart mit einer Analyse nach dem Vorstellungsgespräch und organisatorischen Anpassungen, könnten Unternehmen auch dabei helfen, die Mitarbeiterbindung zu steigern und die finanziellen Belastungen durch die Rekrutierung, Einstellung und Schulung neuer Mitarbeiter zu vermeiden.
Wir haben vier Personalleiter und Geschäftsinhaber nach ihren besten und schlechtesten Exit-Interview-Fragen gefragt – und wie sie die Beurteilungen nutzen, um ihr Unternehmen zu verbessern.
Effektive Richtlinien für das Abschlussgespräch
Ein gutes Austrittsgespräch sollte in einer unterstützenden Umgebung geführt werden, mit dem Ziel, das Unternehmen besser zu verstehen.
„Austrittsgespräche werden als unbequem, zeitaufwändig und einfach unbequem empfunden.“ Peter James, ein Executive Leadership Coach, sagte gegenüber Business Insider. „Aber es gibt eine große Chance für Unternehmen, das Wissen und die Informationen ausscheidender Mitarbeiter zu nutzen, um ihre interne Kultur zu stärken.“
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James sagte, die besten Austrittsgespräche sollten sich auf „das große Ganze“ konzentrieren und Führungskräften dabei helfen, Richtlinien zu entwickeln, um die Fluktuation zu senken und Mitarbeiter zu halten.
Burgette White, Vizepräsidentin für Personalwesen in der nordamerikanischen Abteilung der Adecco Group, sagte, dass „Fragen im Zusammenhang mit Kultur, Karrierewegen und Motivationen bei der Gestaltung der Organisation für die Zukunft äußerst hilfreich sein können.“
„Unternehmen sollten das Austrittsgespräch als Gelegenheit nutzen, Erkenntnisse von einem bestehenden Mitarbeiter zu gewinnen, sodass dieser sich wertgeschätzt fühlt und eine positive Erfahrung im Offboarding-Prozess macht“, fügte White hinzu.
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Es reicht nicht aus, nur ein Austrittsgespräch zu führen – Personalleiter sollten Daten von ausscheidenden Mitarbeitern überprüfen und analysieren, um Änderungen umzusetzen, sagte James.
„Erstellen Sie nach Abschlussgesprächen eine Datenbank und analysieren Sie die Antworten auf Abschlussgespräche, um Muster zu erkennen“, sagte er. „Sobald Muster identifiziert sind, erstellen Sie ein Ursache-Wirkungs-Diagramm, das sich positiv auf das Endergebnis der Organisation auswirken kann.“
Die 5 besten Exit-Interview-Fragen
1. Wie beurteilen Sie die gesamte Unternehmenskultur und haben Sie das Gefühl, Teil eines integrativen Umfelds zu sein?
Mitarbeiter verlassen das Unternehmen möglicherweise, weil das Unternehmen nicht zur Unternehmenskultur passt – und nicht, weil ihnen die Arbeit keinen Spaß macht.
„Es ist immer wichtig, die Vorschläge und Bedenken unserer Mitarbeiter zu berücksichtigen“, sagte Desmond Attmore, Mitbegründer der Werbeagentur Sechs Grad.
„Es ist eine Sache, sich die Zeit zu nehmen, Abschlussinterviews und Umfragen durchzuführen, um echte Antworten zu erhalten. Wenn Sie jedoch keine Änderungen vornehmen oder das Feedback ignorieren, ist dies ein großer Fehler für Unternehmen, die diese Informationen direkt von der Quelle erhalten.“ , und es wird zu bloßer Zeitverschwendung und ist an diesem Punkt performativ.“
2. Welche Ratschläge oder Vorschläge würden Sie Führungskräften bei der Gestaltung der Unternehmenskultur geben?
White sagte, sie nutze diese Frage, um Einblicke in die alltäglichen Interaktionen zwischen Mitarbeitern zu erhalten, die Unternehmensleitern möglicherweise nicht bewusst seien.
„Diese Frage fördert das Verständnis der Unternehmenskultur und wie sie auf Mikroteamebene erlebt wird“, sagte sie. „Mitarbeiter sind bei dieser Frage in der Regel sehr offen und haben die Kultur wahrscheinlich als Teil ihrer Entscheidung, das Unternehmen zu verlassen, berücksichtigt. Diese Frage hat dazu beigetragen, die kulturellen Komponenten innerhalb jedes Teams zu stärken und uns dabei zu helfen, zu verstehen, wo es möglicherweise Herausforderungen gibt.“
3. Welche Situation hat die oberste Führungsebene gut oder nicht gut gemeistert?
„Unser Führungsteam verfügt über Prozesse und Systeme, die unser Unternehmen auf Kurs halten, wenn intern Veränderungen erforderlich sind“, sagte Brian Wright, Mitbegründer von Six Degrees. „Dabei ist es jedoch immer wichtig, die Anregungen und Anliegen unserer Mitarbeiter zu berücksichtigen. Die Mitarbeiter sind im Tagesgeschäft für die Arbeitsbelastung verantwortlich und wir stellen sicher, dass sie insbesondere dann eine Stimme innerhalb der Organisation haben.“ bestimmte Prozesse aktualisiert werden müssen oder wenn ein Konflikt vorliegt, der Auswirkungen auf das größere Unternehmen hat.“
4. Welcher Teil Ihres Jobs oder Ihrer Rolle hat Ihnen am meisten Spaß gemacht?
Ein Austrittsgespräch kann auch eine Gelegenheit sein, herauszufinden, was dem ausscheidenden Mitarbeiter gefallen hat und wo sich das Unternehmen auszeichnet.
„Diese Frage liefert Einblicke in die Motivatoren und Faktoren der Mitarbeiter, die zu hoher Leistung und Engagement führen“, sagte White. „Es bietet auch Unterstützung dafür, was in der Mitarbeitererfahrung in Bezug auf die beruflichen Pflichten fortgeführt und/oder gestärkt werden sollte.“
5. Welche Aspekte des Unternehmens/der Abteilung funktionieren Ihrer Meinung nach effektiv und sollten aufrechterhalten werden?
„Ausstiegsfragen müssen nicht komplex sein, sondern sollten sich idealerweise auf das beziehen, was wir wissen, was wir zu wissen glauben und was wir wissen sollten“, sagte James. „Und als Unternehmensleiter habe ich den größten Erfolg mit einfachen Fragen erzielt, die identifizieren, was ich nicht weiß.“
James fügte hinzu: „In allen Organisationen gibt es Muster innerhalb der Unternehmenskultur – sowohl gute als auch schlechte –, die den Führungskräften nicht zu 100 % bewusst sind.“
Die 5 schlimmsten Exit-Interview-Fragen
1. Hat Ihnen die Erfahrung hier gefallen?
„Diese zu weit gefasste Frage wird wahrscheinlich eine allgemeine Antwort hervorrufen, ohne umsetzbares Feedback zu liefern“, sagte Devika Brij, die Gründerin des Beratungsunternehmens Brij the Gap Consulting. Fragen Sie stattdessen etwas wie: „Was sind die drei wichtigsten Faktoren, die Ihre Tätigkeit hier angenehm oder bereichernd gemacht haben?“
2. Wie können wir uns verbessern?
Brij sagte, dies sei eine weitere vage Frage. „Geben Sie genau an, zu welchen Bereichen Sie Feedback wünschen“, rät Brij. „Wenn Sie sich konkret über die Verbesserung des Onboarding-Prozesses informieren möchten, könnten Sie stattdessen fragen: ‚Welche Vorschläge haben Sie zur Verbesserung des Onboarding-Prozesses für neue Mitarbeiter?‘“
3. Wie war Ihr Verhältnis zu Ihrem Vorgesetzten?
Attmore sagte, dass offene Fragen zu zwischenmenschlichen Beziehungen schwierig sein können und dass es oft besser sei, sich auf eine Abteilung als auf eine bestimmte Person zu beziehen.
„Manchmal fühlen sich die Leute nicht wohl, wenn sie wirklich sagen, was sie denken. Wenn man sich also in dieser Frage nur auf die Geschäftsleitung bezieht und nicht auf einen bestimmten Namen, ist es für die Leute einfacher, breitere Aussagen zu treffen“, sagte er. „Wenn sie Einzelheiten nennen wollen, können sie das.“
4. Warum verlassen Sie die Organisation?
„Mitarbeiter sind in dieser Frage möglicherweise nicht ganz direkt und ehrlich, da weiterhin die Befürchtung besteht, dass Informationen aus dem Abschlussgespräch an ihren früheren Vorgesetzten oder zukünftigen Arbeitgeber weitergegeben werden“, sagte White. „Fragen wie diese führen zu weniger direktem und spezifischem Feedback, um keine Brücken niederzubrennen.“
5. Können wir irgendetwas tun, damit Sie bleiben?
„Ein Austrittsgespräch ist nicht der richtige Zeitpunkt, um scheidende Mitarbeiter wieder einzubinden“, sagte James. „Wenn ein Mitarbeiter es zum Austrittsgespräch geschafft hat, hat er bereits sein Kündigungsschreiben oder seine E-Mail eingereicht. Wahrscheinlich hat er auch ein kurzes Gespräch mit seinem Vorgesetzten oder HR-Ansprechpartner geführt und wahrscheinlich über diese Entscheidung nachgedacht.“ für eine Weile. Daher wird es für alle Beteiligten nur noch schwieriger, während dieses Gesprächs ein negatives Umfeld zu schaffen.“