Es ist eine der großen Ironien des modernen Lebens: Die Technologie, die uns helfen sollte, besser zu arbeiten, kann manchmal dazu führen, dass unsere Konzentrationsfähigkeit beeinträchtigt wird. Während uns die digitale Konnektivität geholfen hat, effizienter zu arbeiten, hat sie auch immer mehr konkurrierende Ansprüche an unsere Aufmerksamkeit gestellt.
„Fragmentierte Aufmerksamkeit ist der Feind der Produktivität für Unternehmer und Arbeitnehmer“, sagt Chris Taylor, Moderator des Oven Ready HR-Podcasts, der in vorgestellt wird Personal heute. Er stellt fest, dass dies schwerwiegende Folgen hat, insbesondere für die Mitarbeiter. „Es führt zu dem Gefühl, an ihrem Tag sehr wenig erreicht zu haben, was zu Unzufriedenheit mit dem Job und schließlich zu dem Wunsch führt, aufzuhören.“
Aber es muss kein Kompromiss zwischen Technologie und Produktivität sein. Schließlich ist die Arbeitsplatztechnologie in der Regel darauf ausgelegt, das Leben einfacher und effizienter zu machen. Das Wichtigste ist, sich der möglichen Fallstricke bewusst zu sein.
Von intensiver Arbeit abgelenkt
Ein nützlicher erster Schritt besteht darin, zwischen tiefergehender Arbeit und oberflächlicheren Aufgaben zu unterscheiden. Cal Newport, außerordentlicher Professor für Informatik an der Georgetown University, hat mehrere hochgelobte Bücher verfasst, die diese Beziehung zwischen Technologie und fragmentierter Aufmerksamkeit untersuchen. In „Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World“ stellt Newport kognitiv anspruchsvolles „Deep Work“ dem weniger anspruchsvollen „Shallow Work“ gegenüber. Ersteres erfordert intensive Konzentration und ist schwer zu wiederholen, während letzteres abgelenkt ausgeführt werden kann und einfach zu wiederholen ist. Laut Newport wenden Wissensarbeiter zunehmend Zeit und Aufmerksamkeit auf oberflächliche Arbeiten auf, wie z. B. den Umgang mit E-Mails, anstatt auf Anstrengungen, die tiefes Nachdenken erfordern.
Dies kann ein besonderes Problem für KMU-Eigentümer und ihre Mitarbeiter sein, die oft zahlreiche Rollen abdecken müssen und von einer Aufgabe zur nächsten springen, was es schwieriger macht, die Zeit für intensive Arbeit zu finden. Dies ist ein Problem, da es sich um tiefe Arbeit handelt, die oft Wert generiert, weshalb sie regelmäßig mit fast magischen Begriffen bezeichnet wird, wie z. B. „Find your flow“ oder „Getting into the zone“.
Vereinfachen ist eine einfache Lösung
Wenn Sie also Eigentümer oder Manager eines kleinen oder mittelständischen Unternehmens sind und versuchen, eine Arbeitskultur zu schaffen, die Ablenkungen minimiert und den Menschen hilft, mehr von dem zu tun, was wirklich wichtig ist, welche Möglichkeiten gibt es?
Die Schaffung einer Umgebung, die intensives Arbeiten fördert, kann so einfach sein wie die Konsolidierung aktueller Geschäftstechnologien. „Zu viele Apps und Plattformen machen es den Mitarbeitern fast unmöglich, ihre Arbeitsbelastung zu priorisieren, was zu Gefühlen der Überforderung und des Burnouts führt“, sagt Taylor.
„Darüber hinaus wird die Verbreitung kritischer Informationen und Inhalte erheblich erschwert, wenn die Botschaft und die Übermittlungstechnologie mit einer Vielzahl anderer Kanäle konkurrieren müssen.“ Dazu können beispielsweise separate E-Mails, Social-Media-Kanäle, Videokonferenzen, Instant-Messaging-Plattformen, Telefonbenachrichtigungen, Kommentare zu freigegebenen Dokumenten und freigegebene digitale Schwarze Bretter für spezielle Projekte gehören.
Die Optimierung oder Konsolidierung der Anzahl der Plattformen und Apps, die Ihr Unternehmen nutzt, kann daher transformativ sein. Es könnte bedeuten, dass Sie den ganzen Arbeitstag über nicht mehr ständig zwischen mehreren Apps wechseln müssen – und sich nicht mehr verschiedene Benutzernamen und Passwörter merken müssen, um auf alle zuzugreifen. „Eine vereinfachte Technologielandschaft maximiert die Teamzusammenarbeit und Kreativität“, sagt Taylor. „[It] minimiert Fälle von schlechter interner Kommunikation und Endbenutzererfahrung, trägt zur Steigerung der Produktivität und des Wohlbefindens der Mitarbeiter bei und unterstützt eine agile und hybride Arbeitsstrategie.“
Mit weniger mehr erreichen
Sie könnten befürchten, dass die Konsolidierung Ihrer Technologieplattformen eine Generalüberholung erfordert. Schließlich haben wir alle von IT-Projekten gehört, die das Leben einfacher machen sollten, aber kurzfristig zu vielen Schmerzen und Störungen führten. Die Konsolidierung der Plattformen und Apps, die Ihr Unternehmen verwendet, kann jedoch oft überraschend einfach sein, wenn es darum geht, Dinge auszusortieren, die Sie eigentlich nicht benötigen, oder weil ähnliche Tools gebündelt mit anderen Diensten zu finden sind, die Sie bevorzugen.
Beginnen Sie mit der Analyse der Funktionen, die in den Business-Technologiepaketen enthalten sind, die Ihre Organisation bereits verwendet. Möglicherweise gibt es Programme, die Sie in bestehenden Bundles nicht kennen, wie z. B. die in Microsoft 365-Abonnements integrierten Tools für die Terminplanung, das Projektmanagement und die Planung. Sogar Ihre Cybersicherheitsanforderungen können abgedeckt werden: Microsoft 365 Business Premium umfasst Schutz für Benutzeridentitäten, wie z. die Fähigkeit, die Geräte des Unternehmens und der Mitarbeiter, die auf Arbeitsinformationen zugreifen, zu verwalten und zu schützen sowie zu erkennen, wenn sie kompromittiert sind, um sie automatisch zu beheben, um die Auswirkungen zu minimieren.
Der nächste Schritt besteht darin, so viele sich überschneidende Funktionen und Single-Use-Plattformen wie möglich zu eliminieren. Es sind beispielsweise keine separaten Apps für Chats, Anrufe, Videokonferenzen, Dateizusammenarbeit und gemeinsamen Speicher erforderlich, wenn Sie all dies in einer Suite mit Microsoft 365 erhalten.
„Angesichts des Kostendrucks, dem KMUs heute ausgesetzt sind, sollten Eigentümer und Manager versuchen, mehr Wert aus den Technologielösungen zu ziehen, die sie bereits besitzen, oder auf Tools umsteigen, die End-to-End-Sicherheitsangebote integrieren“, sagt Sarah Armstrong-Smith , Chefsicherheitsberater bei Microsoft UK. „Dies ist ein einfacher Weg zu schnellen Gewinnen, insbesondere wenn Unternehmen dabei die Verwendung mehrerer „Legacy“-Technologieabonnements mit mehreren Anbietern reduzieren können.“
Das Unternehmen ist engagiert Ressourcenzentrum für kleine Unternehmen bietet mehr Beratung, Schulungen, Produkte und Tools, die Ihnen bei der Entscheidungsfindung helfen.
Spürbare Vorteile
Natürlich ist es nicht nur hilfreich, mit weniger mehr zu erreichen, wenn man versucht, der fragmentierten Aufmerksamkeit der Menschen entgegenzuwirken – es hat auch finanzielle Vorteile. Dazu könnten weniger zu erwerbende Softwareabonnements und Lizenzen, weniger Schulungen und weniger zu verwaltende „bewegliche Teile“ gehören.
„Zum Beispiel ist Microsoft 365 Business Premium eine Komplettlösung mit allen Tools, die Mitarbeiter für den Betrieb an einem hybriden Arbeitsplatz benötigen, aber durch die Konsolidierung aller Apps unter einer einzigen Lizenz können kleine Unternehmen im Vergleich zu mehreren separaten Anwendungen bis zu 50 % einsparen Lösungen“, sagt Armstrong-Smith.
Und obwohl es aufschlussreich sein kann, die potenziellen finanziellen Einsparungen zu quantifizieren, können Sie den schieren Wert, der in Ihrem kleinen Unternehmen freigesetzt werden kann, nicht beziffern, indem Sie Ihre Mitarbeiter und sich selbst befähigen, in diesen magischen Fluss tiefer Arbeit einzutauchen .
Weitere Informationen zum Erwerb der richtigen Technologie und Systeme für Ihr KMU finden Sie unter Ressourcenzentrum für kleine Unternehmen und andere Artikel in dieser Serie darüber, wie Sie den Stress als Kleinunternehmer reduzieren können