Wenn ich mit Immobilienmaklern zusammenarbeite – ob es nun darum geht, ihnen bei der Rationalisierung ihrer Technologie zu helfen oder sie auf den Verkauf vorzubereiten –, geht es uns als Erstes um ihre Finanzen. Und eine Sache, die mir in diesen Finanzdaten immer wieder auffällt, sind übermäßige Ausgaben. Ich beurteile sie nicht danach, wie viel sie ausgeben, sondern danach, wie sie Geld für überflüssige Produkte und Dienstleistungen ausgeben. Redundanz ist eine der besten Möglichkeiten, Kosten zu sparen.
Es kommt nicht selten vor, dass ein Unternehmen durch Übernahmen oder einfach im Laufe der Zeit über redundante Systeme verfügt, die die gleichen Vorteile bieten. Sicher, vielleicht bevorzugt eine Gruppe ein bestimmtes System gegenüber einer anderen, aber ich habe viele Beispiele gesehen, bei denen die Ausgaben flächendeckend sind. Zum Beispiel Unternehmen, die für die elektronische Signatur von drei oder vier Anbietern bezahlen, oder mehrere Transaktionsmanagementsysteme und sogar mehrere CRM-Systeme. Ich habe sogar mehrere Buchhaltungssysteme gesehen!
Ob die Zeiten gut sind oder nicht, es ist immer eine gute Praxis, sich selbst zu auditieren. Wenn die Zeiten gut sind, werden die meisten Eigentümer sagen, dass sie keine Zeit haben, weil so viele neue Geschäfte anstehen. Wenn die Zeiten nicht so gut sind, sagen die Eigentümer, dass sie keine Zeit haben, weil sie zu sehr damit beschäftigt sind, neue Geschäfte zu machen. Ich verstehe, ein Unternehmen zu führen kann zeitaufwändig sein. Aber kontinuierliche Optimierungen wie diese können Ihr Unternehmen auf dem richtigen Weg halten und den Unterschied zwischen Gewinn und Verlust ausmachen.
In meinem vorherigen Artikel über Neuverhandlung Ihrer LieferantenverträgeIch habe darüber gesprochen, eine Bestandsaufnahme Ihrer Systeme, Anbieter und Verträge durchzuführen, damit Sie mit Ihren Anbietern zusammenarbeiten können, um bessere Preise zu erzielen. In diesem Fall ist es jedoch wichtig, eine Bestandsaufnahme der von Ihnen verwendeten Systeme vorzunehmen, damit Sie wissen, welchen Zweck jedes einzelne erfüllt.
eSignatur: eine einfache Illustration
Zur Veranschaulichung möchte ich eSignature hervorheben, denn wenn Sie sich die von der National Association of REALTORS (NAR) durchgeführte Technologieumfrage 2022 ansehen, werden Sie deutlich sehen, dass Agenten eSignature für das wertvollste Tool halten, das sie verwenden. Darüber hinaus werden Sie feststellen, dass es das wertvollste Tool ist, das Makler ihren Agenten zur Verfügung stellen. Ich finde das überhaupt nicht überraschend, und ich bin mir sicher, dass es auch niemanden, der das liest, wundert.
Wissen Sie, wie viele Tools Sie in Ihrem Unternehmen verwenden, die über E-Signatur-Funktionalität verfügen? Wenn Sie wie die meisten Broker sind, wahrscheinlich nicht. Oder vielleicht sind Sie es und geben einfach gerne Geld aus. Oder jemand sagte einmal: „Das gefällt mir nicht, also besorgen wir uns ein neues.“ Aber das Alte ist einfach geblieben, weil jemand anderes gesagt hat: „Das Alte gefällt mir und ich werde mich nicht ändern!“ Vielleicht haben Sie einen dedizierten Dienst, dann haben Sie einen in Ihr Formularsystem integriert, dann einen weiteren, der in Ihr Transaktionsmanagementsystem integriert ist. Möglicherweise haben Sie sogar ein anderes in Ihr CRM integriert.
Erst kürzlich habe ich die Ausgaben eines Maklerunternehmens ausgewertet und festgestellt, dass sie für DocuSign bezahlt haben. Transaktionsschalter, Dotloop Und Einfachheit formen. Bei keinem dieser Produkte gibt es ein Problem. Jedes hat seine eigenen einzigartigen Vorteile. Aber jeder verfügt auch über E-Signatur-Funktionen. Also habe ich gefragt, wie sie sie verwenden. Es stellte sich heraus, dass sie alle für verschiedene Teile des Transaktionsprozesses verwendeten. Als Rechnungszahler war dem Makler/Eigentümer nicht einmal bewusst, dass sie alle über ähnliche Funktionen verfügen und dass seine Agenten und Mitarbeiter die E-Signatur-Funktionen jedes einzelnen aus unterschiedlichen Gründen nutzten. Die Kombination summierte sich auf fast 100.000 US-Dollar pro Jahr.
Jeder Dollar, der zur Tür hinausgeht, ist genauso wichtig wie jeder Dollar, der zur Tür hereinkommt. Normalerweise haben Sie viel mehr Kontrolle über Ihre Ausgaben als über Ihre Einnahmen. Dies ist der Bereich Ihres Unternehmens, dem Sie am kritischsten gegenüberstehen sollten, da dieser Bereich in der Regel auch langfristige Verpflichtungen für Sie mit sich bringt. Als wir uns diese und andere scheinbar überflüssige Ausgaben ansahen, war das für den Eigentümer eine große Augenweide.
Wenn Sie dies ins rechte Licht rücken: Wenn Sie hypothetisch 10 US-Dollar pro Benutzer für ein System zahlen und 50 Agenten haben, würden Sie dann lieber 500 US-Dollar pro Monat oder 2.000 US-Dollar pro Monat ausgeben? Das ist das Äquivalent dazu und das passiert ständig.
So vermeiden Sie diese Ausgaben
Für den Anfang ist der beste Rat, den ich jedem geben kann, dass er seine Ausgaben mindestens einmal im Quartal bewertet. Je nachdem, was Sie für die Buchhaltung verwenden, sollten Sie über eine Lieferantenliste verfügen und zumindest die Kategorie der Ausgaben kennen und wissen, an wen das Geld geht. Wenn das nicht ausreicht, gehen Sie die Kreditkartenausgaben, automatischen Zahlungen und Rechnungen durch.
Erstellen Sie eine Liste der von Ihnen verwendeten Anbieter und Produkte, der monatlichen Kosten und anderer relevanter Details wie Vertriebsmitarbeiter, Website und Vertragsbedingungen. Wenn Sie nicht wissen, was ein System für Sie tut, googeln Sie es. Schauen Sie sich die Website an, informieren Sie sich über die Features und Funktionen und stellen Sie Fragen an Ihre internen Teams und Agenten. Was Sie lernen, wird Sie vielleicht überraschen.
Es ist auch ratsam, sich über die Produkte zu informieren, die Sie lizenzieren. Das könnte bedeuten, dass Sie sich einige Schulungsvideos anschauen. Es könnte bedeuten, dass Sie einen Vertriebsmitarbeiter anrufen, damit er Ihnen etwas „noch einmal vorschlägt“. Wenn dieser Besitzer das mit den oben genannten Produkten getan hätte, wäre ihm schnell aufgefallen, dass es erhebliche Überschneidungen gab. Möglicherweise hat er auch handfeste Gründe dafür gefunden, für alle Gelder auszugeben. Aber das ist zumindest Absicht.
Das Endergebnis ist, dass sich die Ausgaben auf Ihr Endergebnis auswirken. Seien Sie sich also der Produkte und Dienstleistungen bewusst, die Sie nutzen. Machen Sie sich mit den Produkten gut vertraut, nutzen Sie die Schulungen der Anbieter und stellen Sie sicher, dass Sie zumindest wissen, warum, auch wenn Sie scheinbar für das Gleiche ausgeben.
Scott Petronis ist der Gründer und Direktor von Xcentric Consulting, LLC.