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- Laut einer Umfrage von Reclaim.ai sind die wöchentlichen Besprechungsstunden von Schreibtischarbeitern seit 2021 um 31 % gesunken.
- Wir haben vielleicht weniger Besprechungen als noch vor ein paar Jahren, aber die Zeit kann dennoch die Produktivität beeinträchtigen.
- Trotz des Rückgangs der Termine nehmen die Arbeitnehmer nur 83 % der Termine wahr, oft weil sie zu beschäftigt sind.
Wir verbringen weniger Zeit in Meetings als noch vor ein paar Jahren. Doch wie bei einem Diätenden, der ein paar Kilo abgenommen hat, es aber nicht sieht, ist unsere zusätzliche Freizeit nicht immer offensichtlich.
Laut Reclaim.ai, einem Unternehmen, das eine KI-gestützte Kalender-App herstellt, ist die Zeit, die Schreibtischangestellte in Besprechungen verbringen, von 21,5 Stunden pro Woche im Jahr 2021 auf 14,8 Stunden pro Woche im Jahr 2024 gesunken. Das ist ein Rückgang um 31 %, laut Daten von 1.300 Arbeiter wurden befragt.
Diese Reduzierung könnte diejenigen von uns überraschen, die zusammenzucken, wenn wir eine Besprechungserinnerung hören. Natürlich sind viele Menschen immer noch auf zu viele Kalenderereignisse angewiesen, aber es scheint, dass es noch schlimmer kommen könnte.
Die Veränderung kann teilweise durch Covid erklärt werden. Während der Corona-Lockdowns gab es einen sprunghaften Anstieg an Besprechungen, insbesondere Einzelgesprächen, weil so viele Menschen von zu Hause aus arbeiteten, sagte Henry Shapiro, Reclaim.ai Mitbegründer und COO, sagte Business Insider.
„Es gab diesen großen Anstieg und fast eine Überkorrektur“, sagte er. „Dann ließen sich die Leute irgendwie nieder und sagten: ‚Warte, was machen wir alle hier?‘“
Obwohl es einigen von uns gelungen ist, auf Besprechungen zu verzichten, nehmen wir immer noch an durchschnittlich 17,1 Sitzungen pro Woche teil. Und sie dauern länger: Die durchschnittliche Besprechungsdauer liegt bei 51,9 Minuten, gegenüber 50,6 Minuten im Jahr 2021. Danke, „nur noch eine Sache“-Crowd.
Diese ganze Zeit kann kostspielig sein. Die Umfrage, die sich auf Technologieunternehmen konzentrierte, ergab, dass Mitarbeiter 37 % ihrer Arbeitszeit in Besprechungen verbringen. Laut Reclaim.ai belaufen sich diese Zusammenkünfte auf der Grundlage des Durchschnittslohns in den USA auf etwa 29.000 US-Dollar pro Arbeitnehmer und Jahr.
Der größte Übeltäter: Teambesprechungen. Durchschnittlich sind es 6,7 pro Woche, obwohl etwa acht von zehn Arbeitnehmern im vergangenen Jahr einen Termin abgesagt oder verschoben haben, weil ihr Terminkalender überfüllt war.
Shapiro sagte, der Aufstieg der Fernarbeit während der Pandemie – und ihre relative Beständigkeit auch jetzt mit Hybrid-Setups – habe dazu geführt, dass viele von uns Meetings als eine wesentliche Möglichkeit ansahen, mit anderen in Kontakt zu treten. Einige Arbeiter glaubten, sie müssten die Beziehungen zu ihren Kollegen wiederbeleben, nachdem sie jahrelang getrennt gearbeitet hatten, sagte Shapiro.
„Früher wurden diese Beziehungen innerhalb des Büros auf all diese zufälligen Arten aufgebaut. Und jetzt ist die einzige wirkliche Funktion für sie, dies zu tun, eine Art wiederkehrender Kontaktpunkt“, sagte er.
Shapiro sagte, Meetings hätten ihre Berechtigung, insbesondere weil nicht alle Arbeiter jeden Tag zusammen seien. Dennoch müssen sie eine gute Zeitnutzung sein, fügte er hinzu. „Es gibt so etwas wie schlechte Meetings. Es gibt so etwas wie gute Meetings“, sagte Shapiro.
Die Verwaltung Ihres Kalenders selbst könne die Produktivität beeinträchtigen, sagte er. Die Umfrage, die von Februar bis April durchgeführt wurde, ergab, dass Arbeitnehmer etwa drei Stunden pro Woche damit verbringen, Besprechungen zu buchen und zu verschieben.
Viele Arbeitnehmer sind so überlastet, dass sie nur 83 % ihrer Pflichten wahrnehmen. Die Umfrage ergab, dass wir 3,5 Meetings pro Woche absagen, ablehnen oder auslassen. Der Hauptgrund – der von mehr als acht von zehn Befragten genannt wurde – war ein Konflikt mit, Sie ahnen es schon, einem anderen Meeting. Ein etwas kleinerer Prozentsatz gab an, dass sie sich dafür entschieden hätten, das Treffen ausfallen zu lassen, um sich auf etwas Wichtigeres zu konzentrieren.
So ermüdend sie auch sein mögen, Besprechungen sind oft unerlässlich, sagte Ron Hetrick, leitender Arbeitsökonom beim Forschungsunternehmen Lightcast, zuvor gegenüber BI.
„Die Leute betrügen Meetings“, sagte er. „Aber Meetings haben einen Wert.“ Hetrick sagte, dass Arbeitnehmer – insbesondere diejenigen, die am Anfang ihrer Karriere stehen – Meetings nutzen, um reifer zu werden und zu lernen, was passiert, wenn die Leute möglicherweise anderer Meinung sind. „Ich sehe, wie Probleme gelöst werden“, sagte er.
Shapiro arbeitet die meiste Zeit aus der Ferne, ist aber mittwochs im Büro. An diesen Tagen plant er nur wenige Besprechungen, etwa ein paar Einzelgespräche, bei denen er vielleicht einen Kaffee trinkt und mit einem Kollegen spazieren geht.
„Ich habe es dem Team so beschrieben, dass Mittwoche zu meinen am wenigsten produktiven Tagen gehören“, sagte Shapiro. „Und doch sind es in vielerlei Hinsicht auch meine besten Tage.“