Ein neues Jahr bringt oft Säuberungen mit sich – Schrankaufräumarbeiten, Trockene Januar – und ein Unternehmen fordert seine Mitarbeiter auf, auch auf Arbeitstreffen zu verzichten.
Shopify, das kanadische E-Commerce-Unternehmen, diese Woche angekündigt dass es 2023 eine „Kalenderbereinigung“ durchführen wird, bei der die Mitarbeiter wiederkehrende Besprechungen mit mehr als drei Teilnehmern streichen müssen. Mittwochs stattfindende Meetings jeglicher Art sind ebenfalls aus, und Veranstaltungen mit einer Einladungsliste von über 50 Personen können nur donnerstags zwischen 23 und 17 Uhr ET stattfinden.
„Ununterbrochene Zeit ist die wertvollste Ressource eines Handwerkers, und wir geben unseren Mitarbeitern eine Zone, in der sie nicht urteilen, Besprechungen ablehnen und sich auf das konzentrieren können, was am wertvollsten ist“, Kaz Nejatian, Vice President of Product und Chief bei Shopify Betriebsleiter, sagte in einer Erklärung.
Ein Vertreter von Shopify sagte am Mittwoch, dass die Änderung den Mitarbeitern Zeit gegeben habe, ihre Arbeit tatsächlich zu erledigen – eine Aufgabe, die nahezu unmöglich sein kann, wenn sie morgens drei oder vier 30-minütige Besprechungen haben und zwischen den Zooms nicht viel Platz für andere Aufgaben bleibt .
Die Nachrichten zuerst gemeldet von Bloomberg, mag denjenigen bekannt vorkommen, die trendige Richtlinienänderungen verfolgen, die viele Unternehmen betreffen. Laut Bloomberg, Meta, der Muttergesellschaft von Facebook; das Softwareunternehmen Atlassian; und Clorox haben alle sitzungsfreie Tage im Kalender.
Reclaim.ai, eine Planungs-App, hat diese Meetings gefunden erhöht zwischen Februar 2020 und Oktober 2021 um fast 70 % um fast 70 %, da die Pandemie die Büroarbeit in die Ferne getrieben hat. Das Ausbleiben von Besprechungen mag ein Segen für Zoom-müde Arbeitnehmer sein, aber einige Experten sagen, dass es den Mitarbeitern nicht hilft, Versammlungen im Jahr 2023 vollständig hinter sich zu lassen.
„Die meisten Organisationen haben zu viele Meetings, und die meisten Meetings sind nicht gut“, sagte Lee Gimpel, Gründer des in Washington DC ansässigen Unternehmens für Meeting-Facilitation und Training Better Meetings, gegenüber dem Guardian. „Alle Besprechungen abzusagen, ist ein stumpfes Mittel, das immer noch nicht unbedingt das behebt, was vor sich geht.“
Laut Gimpel ziehen sich Meetings in die Länge, weil die meisten Chefs nicht darin geschult sind, wie man sie effektiv leitet, und zu viele Leute eingeladen werden. „Kleine Meetings funktionieren gut. Zwei, drei, vier oder fünf Personen können gut zusammenkommen, aber wenn Sie Meetings mit 20, 30 oder 50 Personen haben – was einfach ist, wenn Sie eine Zoom-Anfrage senden – sind das nicht gut “, sagte er. „Es ist sehr schwer für all diese Leute, sich im Laufe einer Stunde zu unterhalten, also trifft man viele Touristen, die nur dasitzen und zusehen.“
Jon Petz ist Motivationsredner und Autor von Boring Meetings Suck: Get More Out Your Meetings, or Get Out of More Meetings. Er sagt, dass die Absage wiederkehrender Meetings, wie Shopify dies plant, ein guter Anfang für die Mitarbeiter ist. „Wenn wir uns am Freitagnachmittag treffen, weil wir das immer tun, haben wir keine Mission oder eine bestimmte Aufgabe, also tun wir nichts“, sagte er. „Das sind Zeitkiller.“
Petz und Gimpel sagen, dass die Verkürzung von Besprechungen der Schlüssel zu deren Verbesserung ist. Ein für eine Stunde geplantes Meeting sollte nach 45 Minuten enden, um den Mitarbeitern Zeit für eine Pause zu geben, schlug Gimpel vor. Wenn ein Unternehmen wöchentliche Recap-Meetings abhalten muss, schlägt Petz vor, die Redner auf ein striktes Zwei-Minuten-Limit zu beschränken, während andere Mitarbeiter mit Summern die Zeit einhalten. „Das lehrt die Leute, prägnant zu sein und das Mikro weiterzugeben, wenn sie nichts zu teilen haben“, sagte er.
Die vollständige Eliminierung von Versammlungen entlastet die Kalender der Arbeiter, aber isoliert sie sie auch? „Es gibt viele Mitarbeiterversammlungen, die jeden Montagmorgen abgehalten werden, seit 20 Jahren in Folge, die wir nicht brauchen, aber sie bringen eine Organisation zusammen“, sagte Gimpel. „Das bringt Mary von der Buchhaltung und Jim vom Marketing dazu, zusammen im selben Raum zu sein, sodass sie sich besser kennen und mögen. Das wird nicht passieren, wenn die Leute in Büros oder zu Hause sitzen, E-Mails schreiben und sich nie treffen.“
Die Minuten vor und nach einem Meeting ermöglichen es, informelle Kontakte zu knüpfen. Diese Freundschaften am Arbeitsplatz können dazu führen, dass sich die Mitarbeiter stärker mit ihrer Arbeit verbunden fühlen. „Diese kleinen zwischenmenschlichen Momente, in denen Menschen Kaffee trinken, sich einreihen oder abhängen, sind der Ort, an dem eine Organisation gegründet und gestärkt wird“, sagte Gimpel.