Da immer mehr von uns von zu Hause aus arbeiten, ist die Online-Sicherheit für Unternehmen ein größeres Anliegen denn je. Aber statt dramatischer Angriffe von außen, 90 % der Datenschutzverletzungen werden tatsächlich durch menschliches Versagen verursachtsagt Sicherheitsfirma Zivver. Ablenkungen bei der Arbeit (sei es zu Hause oder im Büro) gehören zu den Faktoren, die Fehler verursachen, die zu diesen Datenschutzverletzungen führen können. Wir haben drei Experten zu den Problemen befragt, die die Produktivität beeinträchtigen, die Konzentration der Mitarbeiter stören und die Sicherheit gefährden können – und wie man sie mindert.
Kommunikationsüberlastung
Tech-Unternehmen haben mehrere Tools entwickelt, die uns bei der Kommunikation helfen – aber wenn es um Konzentration und Produktivität geht, können sie sowohl behindern als auch helfen.
„Tech macht die Kommunikation schneller, effizienter und zugänglicher und ermöglicht es Menschen aus der ganzen Welt zusammenzuarbeiten – aber sie hat auf dem Weg zu einer Menge Ablenkungen geführt“, sagt Business Coach und Produktivitätsexperte Jess Salamanca. „Mehrere Tabs geöffnet zu haben, zwischen Kommunikationsplattformen zu wechseln, nicht zu wissen, wie man diese Tools richtig verwendet … all dies bedeutet, dass die Leute abgelenkt werden. Es kann bis zu 23 Minuten dauern, bis Sie sich wieder auf eine Aufgabe konzentrieren, nachdem Sie von einer zur anderen gewechselt haben. Wenn Sie Ihr Passwort vergessen oder Schwierigkeiten haben, das richtige Dokument zu finden, kann Ihre Konzentration gestört werden – und wenn das mehrmals am Tag passiert, ist es eine Menge Zeitverschwendung.“
In der Tat ein umfassender multinationaler Konzern Umfrage von Zivver fand heraus, dass überwältigende 98 % der Mitarbeiter sich die Freiheit wünschen, sich konzentrieren zu können. Um die Anzahl der Unterbrechungen zu reduzieren, die Mitarbeiter, Cybersicherheitsberater und zugelassene Sicherheitsexperten erleben James Bore empfiehlt, Ihre Technologie zu rationalisieren.
„Denken Sie sorgfältig über die Werkzeuge nach, die Sie verwenden, anstatt sie einfach aufzuhäufen“, sagt Bore. „Eine E-Mail- und eine Instant-Messaging-Plattform zu haben, macht absolut Sinn, egal ob Sie von zu Hause aus oder im Büro arbeiten – aber es macht weniger Sinn, fünf verschiedene Kommunikationsplattformen zu haben. Halten Sie das, was Sie verwenden, sauber, effizient und beschränken Sie sich auf das, wofür Sie es tatsächlich verwenden, anstatt es erweitern und wachsen zu lassen.“
Druck zu reagieren
In einem Zeitalter der sofortigen Befriedigung erwarten wir alle schnelle Antworten auf unsere Nachrichten. Studien haben gezeigt dass die wahrscheinlichste Antwortzeit auf eine E-Mail nur zwei Minuten beträgt, während die Hälfte der Antwortenden innerhalb einer Stunde antwortet – und mit Instant-Communication-Tools kann der Druck, schnell zu antworten, noch größer sein.
„Eine der Freuden von E-Mails ist, dass ich eine Nachricht senden kann und Sie antworten können, wenn Sie Lust dazu haben“, sagt Bore. „Aber wenn man sich Plattformen anschaut, die eher in Echtzeit arbeiten, gibt es einen Impuls, sofort zu reagieren. Es ist, als würde jemand hinter dir herkommen und dir alle fünf Minuten auf die Schulter klopfen.“
Salamanca fügt hinzu: „Wir leisten unsere beste Arbeit, wenn es so wenig Ablenkung wie möglich gibt. Die Qualität Ihrer Arbeit lässt stark nach, wenn Ihr Fokus unterbrochen wird, und Sie können wiederum mehr Fehler machen.“
Die Antwort ist, entweder Ihre gesamte Kommunikation in einem Kanal zu konsolidieren – vorzugsweise einem asynchronen, wie z. B. E-Mail – oder Benachrichtigungen ganz auszuschalten, wenn Sie sich konzentrieren müssen.
„Wenn Sie sich erlauben, nicht von neuen Arbeiten oder eingehenden E-Mails abgelenkt und nervös zu werden, bleibt Ihr Gehirn auf die anstehende Aufgabe konzentriert, und Sie machen weniger wahrscheinlich einen Fehler – wie z. B. das Senden einer E-Mail an die falsche Person, weil Sie es waren darüber nachzudenken“, sagt Systemstratege Elle Baldry. „Wenn Sie sich selbst die Erlaubnis geben, sich Zeit zu nehmen und die Dinge richtig zu erledigen – oder Ihren Arbeitgeber fragen, ob es in Ordnung ist, Benachrichtigungen für einen bestimmten Zeitraum auszuschalten, damit Sie an einer Sache arbeiten können, anstatt an 30 auf einmal – werden Sie es tun glücklicher und produktiver.“
Sicherheitsstress
Ironischerweise kann die Sorge um Sicherheitsprotokolle an sich schon ablenkend genug sein, um Fehler zu verursachen – insbesondere an Arbeitsplätzen, an denen mehrere Tools mehrere Prozesse bedeuten, an die man sich erinnern muss.
„Das ist eine dieser lästigen Sicherheitsabwägungen, weil wir möchten, dass sich die Leute der Konsequenzen dieser Dinge bewusst sind – aber man kann es übertreiben“, sagt Bore. „Wenn Sie den Leuten sagen, dass selbst der kleinste Fehler schreckliche Folgen haben wird, geben sie den Versuch auf, ihn zu kontrollieren, und ignorieren die Sicherheit, weil ihnen beigebracht wurde, dass schlimme Dinge passieren werden, egal was sie tun. Es gibt also Konsequenzen, wenn man zu stark auf negative Botschaften drängt.“
Um dem Angstfaktor entgegenzuwirken, sollten Arbeitgeber sicherstellen, dass sie ihre Systeme mit einer sicheren Kommunikationsplattform wie Zivver vor menschlichem Versagen schützen und die Mitarbeiter bei der Nutzung unterstützen – insbesondere, wenn sie Fehler machen (und 62 % der befragten Mitarbeiter geben dies zu aktuelle E-Mail-Fehler machen).
„Es ist wichtig, den Mitarbeitern das Selbstvertrauen zu geben, mit den Systemen zu arbeiten, die ihnen zur Verfügung stehen, und ihnen das Selbstvertrauen zu geben, ohne größere Auswirkungen zu sagen, dass sie Hilfe brauchen oder auf irgendeine Weise einen Fehler gemacht haben“, sagt Baldry. „Sie möchten sicherstellen, dass sie wissen, dass Sie hinter ihnen stehen, indem Sie eine Software bereitstellen, die ihnen das Leben erleichtert und menschliche Fehler wo immer möglich beseitigt. Zu 100 % werden Sie es nie los – aber es gibt Schritte, die Sie unternehmen können, um die Situation erheblich zu verbessern.“
Überarbeitung
Fehler, die auf menschliches Versagen zurückzuführen sind, sind oft darauf zurückzuführen, dass sie überlastet sind und enge Fristen haben, was bedeutet, dass die Menschen einfach nicht die Zeit haben, sich auf ihre Arbeit und Sicherheitsprotokolle so zu konzentrieren, wie sie es verdienen.
„Je mehr Aufgaben Sie haben, desto schneller möchten Sie sie erledigen“, sagt Bore. “Die Sicherheit geht aus dem Fenster, um zu wissen, dass Sie nach Abschluss einer Aufgabe weitermachen können.”
Baldry fügt hinzu: „Wenn ich in Eile bin und unterwegs bin, übernimmt mein Autofill und die Leute werden von mir geschwärmt. Es ist auch einfach, das falsche Dokument anzuhängen oder die falsche Person in eine E-Mail zu kopieren, weil Sie die ersten drei Buchstaben ihres Namens eingeben, Ihre Software automatisch eine Person aus Ihrem Adressbuch auswählt und Sie keine Zeit dafür haben prüfen Sie.”
Wenn sich Mitarbeiter darüber beschweren, dass sie keine Zeit haben, sich auf die Sicherheit zu konzentrieren, könnte dies ein Zeichen dafür sein, dass sie überarbeitet sind.
„Fragen Sie sich, warum Mitarbeiter diese Fehler machen“, sagt Baldry. „Ist es wegen des Angstfaktors: ‚Wenn ich das nicht herausbekomme, bekomme ich Ärger’ und der Eile durch die Dinge? Wenn ja, brauchen Sie einen mehrgleisigen Angriff, sortieren Sie Ihre Technik aus, ja – aber beginnen Sie mit den Benutzern.“
Unzureichende Werkzeuge
Unbeabsichtigtes Teilen sensibler Datenkonten für fast 74 % aller Datenlecks (Excel-Datei) – und falls Ihnen das bekannt vorkommt, sollte die Verwendung sicherer Tools für die ausgehende Kommunikation, auf die sich Ihre Mitarbeiter verlassen können, Priorität haben.
„Wenn Sie die Gehaltsabrechnungstabelle versenden, und es ist drei Uhr an einem Donnerstagnachmittag, ist es leicht, versehentlich „alle Mitarbeiter“ statt „alle Finanzen“ in die Empfängerzeile einzugeben“, sagt Bore. „Das ist nicht die Schuld der beteiligten Personen, denn ihre Aufgabe ist es, Informationen zu senden – wenn jemand versehentlich ein sensibles Dokument an die falsche Person oder an Personen außerhalb des Unternehmens senden kann, müssen Sie Ihre E-Mail-Kontrollen überprüfen.“
Ungeeignete Kommunikationstools könnten Mitarbeiter auch dazu zwingen, nicht genehmigte Websites von Drittanbietern zu verwenden, die bessere Arbeit leisten, was eine weitere Ursache für unbeabsichtigte Datenlecks sein könnte.
„Wenn Sie ein Produktivitätstool verwenden, das nicht mit der DSGVO und dem Datenschutzgesetz konform ist, verwenden Sie es illegal und sind überhaupt nicht abgedeckt“, sagt Baldry. „Wenn sich also jemand beschwert, sind Sie schuld.“
Bore fügt hinzu: „Zum Beispiel ist es ein großes Sicherheitsrisiko, Menschen zu zwingen, nicht genehmigte Übertragungsseiten zu verwenden, um große Dokumente zu senden, weil Ihre E-Mail nicht für sie geeignet ist. Aber die Verwendung von Tools wie Zivver, die Datenlecks wie diese verhindern – richtig bereitgestellt und von einem Sicherheitsteam verwaltet – wird einen großen Unterschied machen.“
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