In-Office, Remote, Work-from-Home, Hybrid, Hot-Desking, Shared Workspace und asynchrone Planung. Die Art und Weise, wie viele von uns arbeiten, ist heute vielfältiger und flexibler als je zuvor.
Aber die Führung einer verstreuten Belegschaft erfordert neue Fähigkeiten, Stile und Ansätze gegenüber denen, die sich in der Vergangenheit möglicherweise als effektiv erwiesen haben – zum Beispiel die Fähigkeiten, Menschen bei ihrem Wohlbefinden zu helfen und ihr Energieniveau zu verwalten, anstatt nur ihre Zeit zu verwalten.
Auch Manager und Unternehmer werden mit einer Vielzahl neuer Fragen und Dilemmata konfrontiert, zum Beispiel:
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wie man die richtige Autorität und den richtigen Ton für einen hybriden Arbeitsplatz herstellt
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Wie lässt sich die Notwendigkeit, die Produktivität und Effizienz eines Teams zu überwachen, am besten mit der Notwendigkeit in Einklang bringen, ihre Privatsphäre und bevorzugte Arbeitsweisen zu respektieren?
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wie man Vertrauen, Empathie und Verständnis fördert.
Ein Teil des Problems besteht darin, dass für viele Unternehmen die Umstellung auf radikal andere Arbeitsregelungen mitten in der Covid-Pandemie stattfand. „Die meisten Unternehmen haben in Krisenzeiten auf Hybrid umgestellt“, bemerkt Victoria Lewis-Stephens, Mitbegründerin von Vereinte Kultur, eine auf Employee Experience, Leadership und Talent Engagement spezialisierte Agentur. „Klebepflaster auf Dinge zu kleben, die nicht für diese Arbeitsweise eingerichtet wurden, wird nicht funktionieren – jetzt ist es an der Zeit, ernsthaft daran zu arbeiten, den Wandel nachhaltig zu gestalten.“
Führung statt Command-and-Control
Der jetzt erforderliche andere Managementansatz beinhaltet eine stärkere Betonung der Führung anstelle von Befehl und Kontrolle. „Hybride Arbeitsmodelle brauchen moderne Führungskräfte, die mitfühlend führen und eher wie Mentoren denn wie Chefs agieren“, erklärt Robert Ordever, European MD bei Workplace Culture and Employee Recognition Expert OC Tanner. „Moderne Führungskräfte setzen sich für ihre Teams ein, helfen ihnen, sich zu entwickeln und zu wachsen, geben ihnen Anerkennung und arbeiten hart daran, dass sie sich als Teil eines eng verbundenen Teams fühlen.“
Nick Hedderman, Senior Director der Modern Work Business Group bei Microsoft UK, vergleicht diese Fähigkeiten mit Coaching: „Wir schulen Manager darin, Flexibilität, Wohlbefinden und Selbstfürsorge vorzuleben; handeln Sie wie ein Coach, helfen Sie den Mitarbeitern, Prioritäten zu setzen, Hindernisse zu beseitigen und stellen Sie Fragen, um den Mitarbeitern zu helfen, Lösungen zu finden; und kümmern uns um die individuellen Bedürfnisse der Mitarbeiter innerhalb und außerhalb der Arbeit.“
Verbinden und klären
Eine der wichtigsten Fähigkeiten, die moderne Manager brauchen, ist die Fähigkeit, eng verbundene Teams zu bilden, auch wenn die Teammitglieder nicht immer physisch zusammen sind. Laut Ordever müssen moderne Führungskräfte effektive „Connectors“ sein. „Das bedeutet, dass sie sich darauf konzentrieren, Wege zu finden, ihre Teams mit dem Unternehmenszweck, der Leistung und untereinander zu verbinden.“ Dies wird noch relevanter für die unzähligen Inhaber kleiner und mittlerer Unternehmen, die in den letzten Jahren Remote-Teams rekrutiert haben.
Sie brauchen auch die Fähigkeiten, um die Spannungen zu bewältigen, die neue Arbeitsvereinbarungen erzeugen können. „Viele Telearbeiter fühlen sich zunehmend gestresst, weil sie online arbeiten und wie sie überwacht werden“, sagt Ceri Gillett, Business Coach und Inhaberin eines Sozialunternehmens Mubo, das Unternehmerinnen unterstützt. „Es ist wichtig, klare Richtlinien darüber festzulegen, was Sie von Ihrem Team erwarten, und regelmäßig vorbeizuschauen, um den Fortschritt zu überwachen.
„Denken Sie immer daran, das Warum zu kommunizieren – das hilft den Menschen, diese große Vision im Auge zu behalten und nicht das Gefühl zu haben, dass sie aufgabenorientiert mikroverwaltet werden.“
Vorsicht „Produktivitätsparanoia“
Nach den neuesten Daten von Der Work Trend Index von Microsoft, das die Entwicklung des hybriden Arbeitens seit Beginn der Pandemie verfolgt hat, haben nur 12 % der Führungskräfte volles Vertrauen, dass ihr Team produktiv ist. „Dies steht in krassem Gegensatz zu den 87 % der Mitarbeiter, die angeben, dass sie bei der Arbeit produktiv sind – ein Trend, den wir als ‚Produktivitätsparanoia’ bezeichnen“, erklärt Hedderman.
Er führt dies auf die fehlende Sichtbarkeit zurück. „Vielen Führungskräften und Managern fehlen die alten visuellen Hinweise darauf, was es bedeutet, produktiv zu sein, weil sie nicht ‚sehen’ können, wer vor Ort in einem geschäftigen Unternehmen hart arbeitet“, sagt er. „Eigentümer und Manager kleinerer Unternehmen müssen sich von der Sorge darüber, ob ihre Mitarbeiter genug arbeiten, dazu entziehen, sich auf die Arbeit zu konzentrieren, die am wichtigsten ist … Konzentrieren Sie Ihre Energie darauf, ihnen dabei zu helfen, die richtige Arbeit zu priorisieren, um die Produktivität zu steigern.“
Tatsächlich fand der Work Trend Index-Bericht heraus, dass 81 % der befragten Mitarbeiter sagten, es sei wichtig, dass ihre Vorgesetzten ihnen dabei helfen, ihre Arbeitsbelastung zu priorisieren, aber weniger als ein Drittel (31 %) gab an, dass ihre Vorgesetzten jemals klare Anweisungen bei Einzelgesprächen gegeben hätten.
Darüber hinaus kann Produktivitätsparanoia selbstzerstörerisch sein, indem sie die Arbeit der Menschen behindert. „Da Mitarbeiter den Druck verspüren, zu „beweisen“, dass sie arbeiten, nimmt die digitale Überforderung zu – 48 % der Mitarbeiter und 53 % der Manager berichten, dass sie bei der Arbeit bereits ausgebrannt sind“, beobachtet Hedderman.
Die Bedeutung des Wohlbefindens
Moderne Kleinunternehmer müssen auch mehr auf das Wohlbefinden ihrer Mitarbeiter achten. Sie sehen ihr Team nicht nur seltener persönlich, durch das Arbeiten von zu Hause verschwimmen auch die Grenzen zwischen Arbeit und Zuhause, was auch zu Problemen wie Burnout führen kann. Darüber hinaus kann es auch Isolationsgefühle fördern.
Während diese Bedenken in der Vergangenheit bestenfalls zweitrangig waren, stehen sie heute bei vielen Arbeitsplatztechnologien im Vordergrund. Microsoft Viva Insights ermöglicht es Mitarbeitern beispielsweise, ihre Bedürfnisse nach Wohlbefinden zu formalisieren, sodass sie nach Feierabend arbeiten, Fokuszeiten blockieren und sich mit Achtsamkeitsübungen beim virtuellen Pendeln entspannen können.
„Es ist wirklich wichtig, Praktiken oder Prozesse zu entwickeln, die Ihnen helfen, Menschen mit Empathie zu coachen und mit ihnen umzugehen“, sagt Gillett. „Sie möchten sicherstellen, dass sich die Person, mit der Sie es zu tun haben, gehört und verstanden fühlt, wenn sie etwas mitgeteilt hat, das sie gerade durchmacht.
“Es ist auch wichtig, diese Gespräche zu verlassen, indem Sie alle Maßnahmen, die als Ergebnis stattfinden werden, klar umreißen.”
Nachhaltige Flexibilität
Hedderman betont, dass Flexibilität von Dauer ist. „Die Hybridarbeit weiterhin zu unterstützen und in diese zu investieren, mag sich wie eine Entscheidung anfühlen, aber die Realität ist, dass kleine und mittlere Unternehmen immer noch in einem unglaublich engen Talentmarkt agieren“, sagt er. „Flexibilität ist ein Merkmal, keine Modeerscheinung, und die Führungspraktiken von 2019 werden sich nicht mit einer digital vernetzten, verteilten Belegschaft waschen.“
Daher wird es ein Schlüsselfaktor für die Widerstandsfähigkeit von Unternehmen sein, es zu pflegen und aufrechtzuerhalten. „Wir glauben, dass energiegeladene, befähigte Mitarbeiter der Schlüssel zu einem dauerhaften Wettbewerbsvorteil für jedes Unternehmen sind“, fügt Hedderman hinzu.
Neben neuen Fähigkeiten und Stilen gibt es auch Tools, die Führungskräften helfen können, neue Arbeitsvereinbarungen zu bewältigen, indem sie die Hürden reduzieren, die mit Remote- oder asynchronem Arbeiten einhergehen können. Beispielsweise enthält Microsoft 365 Business Premium – das die Produktivitäts-Apps des Unternehmens mit Cloud-basierten Diensten wie E-Mail- und Dateispeicherung, Geräteverwaltung und erweiterter Sicherheit kombiniert – praktische Funktionen wie Videonachrichten, um sicherzustellen, dass die Menschen den richtigen Ton angeben können was gesagt wird, die Möglichkeit, Besprechungen aufzuzeichnen und Transkripte für die spätere Überprüfung zu erstellen, Planer, um Klarheit über Aufgaben zu schaffen, und die Möglichkeit, verzögerte Chats und E-Mails zu senden.
Die kontinuierliche berufliche Entwicklung von Remote- oder Büromitarbeitern sollte auch eine Priorität für Kleinunternehmer sein, die Mitarbeiter halten möchten. Wie der Work Trend Index-Bericht herausfand, sagen 76 % der Mitarbeiter, dass sie länger in einem Unternehmen bleiben würden, wenn sie von Lern- und Entwicklungsunterstützung profitieren könnten. Bei der Bereitstellung von Lerninhalten für hybride Teams kann Technologie eine wichtige Rolle spielen. Beispielsweise ermöglicht Microsoft Viva Learning Mitarbeitern und Managern gleichermaßen, auf Ressourcen zuzugreifen, sie zu teilen und daraus zu lernen, die von internen Anbietern oder externen Partnern bereitgestellt werden.
Das hybride Arbeiten wird auch durch Microsoft Outlook erleichtert, da es die Möglichkeit bietet, in einer RSVP anzugeben, ob Sie persönlich oder virtuell an einem Meeting teilnehmen, und Genehmigungsmechanismen für Dokumente, die Unterschriften erfordern. Es enthält auch Microsoft Teams, eine Kommunikationsplattform, die Videokonferenzen und Arbeitsplatz-Chat bietet, einschließlich einer nützlichen Innovation, die mit Hilfe von intelligenten Kameras Personen in einem Raum erkennt und ihre Profile anzeigt, damit jeder, der aus der Ferne teilnimmt, nicht mit einem Meer unbekannter Gesichter konfrontiert wird.
Neben Tools und Technologie bietet Microsoft auch zahlreiche Ratschläge und Informationen, um Managern zu helfen, die in seiner Ressourcenzentrum für kleine Unternehmen.
Mit der richtigen Business-Technologie verfügen Führungskräfte und ihre Teams über die Werkzeuge, um das Beste aus neuen Arbeitsvereinbarungen zu machen – und dies kann genauso wichtig sein wie Managementfähigkeiten und -stil. Wie Lewis-Stephens betont: „Hybrides Arbeiten bedeutet, dass Sie Ihre Mitarbeiter wirklich kennen, verstehen müssen, wie sie sie wollen und brauchen, um sie zu unterstützen, und die Technologie und Systeme bereitstellen müssen, um nahtlose Verbindungen herzustellen.“
Zusammengenommen wird die Fähigkeit, all diese Faktoren zusammenzubringen, wahrscheinlich immer wichtiger werden. „Unsere Daten zeigen uns, dass die Rolle des Managers oder Eigentümers am hybriden Arbeitsplatz noch wichtiger wird als je zuvor“, sagt Hedderman. „Dieser Manager sind vielleicht nur Sie, wenn Sie ein kleines Unternehmen besitzen und führen, aber wenn Sie wachsen, werden Sie sich auf immer mehr Manager verlassen, um die Kultur für Ihre Mitarbeiter zu schaffen.“
Weitere Informationen zum Erwerb der richtigen Technologie und Systeme für Ihr KMU finden Sie unter Ressourcenzentrum für kleine Unternehmen und andere Artikel in dieser Serie darüber, wie Sie den Stress als Kleinunternehmer reduzieren können