Scheinbar seit Ewigkeiten liegt die durchschnittliche Zeit zwischen dem Abschluss eines Kaufvertrags und dem Abschluss der Immobilie bei etwa 45 Tagen – eineinhalb Monaten.
Verbraucher denken nicht viel darüber nach, wenn sie ihr erstes Eigenheim kaufen oder eine Vergrößerung planen, um den Veränderungen im Leben gerecht zu werden. Wenn Sie das Kauferlebnis eines Eigenheims ausschließlich anhand der Dinge beschreiben würden, die wir in der Werbung sehen, würde der Prozess tatsächlich mit dem Kaufvertrag enden und alle Parteien würden fröhlich direkt mit der Schlüsselübergabe fortfahren.
Leider sprechen diese Anzeigen nicht viel über den nächsten Monat oder die nächsten sechs Wochen, den Zeitraum, den Immobilienprofis als „Abwicklungsprozess“ bezeichnen. Nicht wenige Immobilienmakler verdrehen die Augen und seufzen, wenn ein Kunde ihn bei der Unterzeichnung eines Kaufvertrags fragt: „Wie geht es weiter?“
Es gibt eine ganze Branche, die auf dem „Was kommt als nächstes?“ basiert. fraglich. Auf die Frage, warum es durchschnittlich sechs bis sieben Wochen bis zum Abschluss dauert, gibt es viele komplexe (und ehrliche) Antworten. Aber es gibt auch Raum für Verbesserungen.
Der Prozess der Orchestrierung der Zusammenarbeit von Kreditgebern, Gutachtern, Hausinspektoren, einem oder zwei Immobilienmaklern, einer Titelversicherungsgesellschaft und möglicherweise anderen ist komplex. Es eignet sich nicht für einen 24-Stunden-Zyklus. Und das komplexe Rechts- und Regulierungsgeflecht, das von Staat zu Staat und sogar von Stadt zu Stadt unterschiedlich sein kann, lädt nicht zu einem schnellen und reibungslosen Abschluss ein.
Es kann jedoch noch mehr getan werden, um diesen 45-Tage-Durchschnitt zu senken. Es gibt viele Prozesse und Engpässe, die besser angegangen werden könnten. Die Branche erkennt endlich diese hartnäckigen, verzögerungsverursachenden Einheiten und Prozesse und beginnt, sie direkt anzugehen, was uns alle Hoffnung gibt, dass die 45-Tage-Schließung eines Tages ein Relikt der Vergangenheit sein wird.
Die Engpässe, die die digitale Transformation noch nicht beseitigt hat
Während viel über die digitale Transformation berichtet wird, die in den letzten Jahren die Titel- und Abwicklungsdienstleistungsbranche erfasst hat, befasst sich ein großer Teil davon mit den Kernprozessen der Ausstellung einer Titelversicherungspolice. Titelproduktionsplattformen sind in der Regel das Rückgrat eines digitalen oder teilweise digitalen Titelbetriebs. Man wird kaum viele Titelagenturen finden, die in dieser Hinsicht nicht ein gewisses Maß an Technologie einsetzen.
Zu den weiteren komplexen und zeitaufwändigen Aufgaben, die durch die verbesserte Technologie gelöst werden können, gehören die Suche nach Titeln, die Vorbereitung von Dokumenten, die Freigabe von Pfandrechten und sogar der Abschluss selbst, da RON und digitale Abschlüsse schnell an Bedeutung gewinnen. Die gute Nachricht ist, dass sich dieser Trend zur allgemeinen Einführung von Technologie zu beschleunigen scheint.
Der Abwicklungsprozess variiert jedoch von Kunde zu Kunde und von Standort zu Standort. In einem Landkreis kann ein Formular erforderlich sein, das in den meisten anderen nicht erforderlich ist. Möglicherweise wird ein Dokument kurz vor dem Abschlusstermin oder bereits einige Tage nach Beginn des Prozesses benötigt.
Bei all diesen Nuancen ist es unwahrscheinlich, dass ein zentralisiertes Produktionssystem, das für den landesweiten Einsatz entwickelt wurde, die manuelle Eingabe beispielsweise von Kreditnehmerinformationen in eine proprietäre kommunale Website überflüssig machen kann. Es gibt Dutzende, wenn nicht Hunderte ähnlicher Aufgaben, die sich bisher einer vollständigen Automatisierung widersetzten.
Nehmen Sie die weitreichenden Anforderungen zur Bewältigung von Wolken im Titel. Aus zahlreichen Gründen verfügt die Sanierungsabteilung einer Titelfirma wahrscheinlich nicht über die Technologie, um Dinge wie eine Befriedigung einer Hypothek oder eine Freigabe zu beschaffen. Stattdessen handelt es sich oft um eine Kombination aus spezieller Technologie, einer Internetsuche, ein paar E-Mails oder Voicemails, einem Dokument mit manuell eingegebenen Daten und Ähnlichem.
Eine wesentliche Hürde für einen schnelleren Abschlussprozess ist die komplexe Kommunikation zwischen den verschiedenen beteiligten Fachleuten. Bei einer typischen Transaktion muss sich eine Titelagentur mit mehreren anderen Parteien koordinieren, oft über eine Mischung aus E-Mails, Telefonanrufen, Textnachrichten, speziellen Apps und Online-Portalen. Dieser Flickenteppich an Kommunikationsmethoden macht den Prozess nicht nur umständlich, sondern erhöht auch die Wahrscheinlichkeit von Fehlern und Verzögerungen.
Und dann ist da noch der Prozess, sich mit der Hausbesitzervereinigung (Homeowners Association, HOA) der Immobilie zu befassen oder einfach festzustellen, ob man überhaupt beteiligt ist.
Der Umgang mit der HOA – ein Albtraum für alle Beteiligten
Die schiere Zahl der HOAs in den Vereinigten Staaten und die mangelnde Einheitlichkeit in nahezu jedem Element ihrer Rolle bei einer Immobilientransaktion sind ein weiterer eklatanter Grund für den 45-tägigen Abschluss.
Nahezu die Hälfte (53 %) der Eigentumswohnungen in Amerika sind durch irgendeine Form von HOA vertreten, dennoch gibt es keine einzige Datenbank oder zentrale Datenbank, die umfassend angibt, welche Häuser Teil einer HOA sind.
Es gibt keine einheitliche Methode, um festzustellen, ob eine Immobilienverwaltungsfirma eine HOA vertritt und wenn ja, welche Firma. Es gibt keine leicht zugängliche Ressource, die Hinweise zur Kommunikation mit jeder Wohnungseigentümergemeinschaft oder Immobilienverwaltungsfirma gibt. Es gibt kein allgemeingültiges Mittel, um zu bestimmen, welche HOA-Dokumente in den verschiedenen Bundesstaaten erforderlich sind oder welche Gebühren Sie an die HOA für die Freigabe der Dokumente zahlen müssen.
Darüber hinaus scheint es fast so, als ob jede HOA stolz darauf ist, diese Daten auf einzigartige Weise zu sortieren und zu speichern. Natürlich sind HOAs und Immobilienverwalter beschäftigt und haben auch andere Prioritäten. Anforderung für Anforderung, Formular für Formular: Längst ist es die Aufgabe der Titelagentur oder des Treuhandunternehmens, sich durch eine Reihe von Sackgassen zu quälen, um den HOA-Prozess zu regeln.
Diese Realität berücksichtigt nicht einmal die zahlreichen Kopfschmerzen und Verzögerungen, die mit der Identifizierung und dem Umgang mit mehreren HOAs oder den Projektmanagementfähigkeiten einhergehen, die erforderlich sind, um Makler, Käufer und Verkäufer gleichermaßen zu koordinieren.
Dies ist der Fall, wenn ein ansonsten planmäßiger Abschluss plötzlich und auf unbestimmte Zeit verzögert wird, weil man erkennt, dass es eine HOA gibt und diese sich nicht unbedingt an den Zeitrahmen des Abschlusses hält. Selbst etwas so Einfaches wie das Erhalten einer PDF-Datei kann Wochen dauern.
Darüber hinaus hat (und nutzt) fast jede HOA in den Vereinigten Staaten die Möglichkeit, ihre Anforderungen und Dokumentation zu ändern (und nutzt dies gelegentlich), ohne dass eine Verpflichtung besteht, diese Änderungen einer zentralen Behörde zu melden. Es wird schnell klar, dass allein der Prozess des Sammelns und Austauschens ordnungsgemäßer HOA-Dokumentation ein großes Hindernis für eine schnellere Abschlusszeit darstellt.
Es gibt jedoch wachsende Hoffnung. Da immer mehr Titelunternehmen nach neuen Technologien oder verbesserten Serviceangeboten verlangen, um Engpässe wie diese zu beheben, werden immer mehr Lösungen online angeboten. Immer mehr Fachleute und Firmen bieten ausgelagerte Dienstleistungen und Technologien an, die zu einem effizienteren Ansatz führen. Auch KI und LLMs (große Sprachmodelle) werden zunehmend ins Spiel gebracht.
Nachdem sich die Titelbranche nun mit der Automatisierung von Kernprozessen (Titelproduktionsplattformen, automatisierte Suchprodukte) befasst und damit begonnen hat, diese zu übernehmen, investiert sie insgesamt mehr Ressourcen in die Beseitigung einiger der detaillierteren, aber ebenso hartnäckigen Hindernisse auf dem Weg zu einer saubereren und schnelleren Lösung Schließen.
Neue Anwendungen kommen schneller als je zuvor auf den Markt, um handschriftliche Dokumente oder nicht standardmäßige Formulare zu verarbeiten und sie in durchsuchbare PDFs oder sogar direkt in das Produktionssystem eines Titelagenten einzugeben.
„Anstarren und vergleichen“ wird zunehmend durch ausgefeiltere OCR- und KI-Anwendungen ersetzt. Statusaktualisierungen und andere routinemäßige Formen der einfachen, aber zeitaufwändigen Kommunikation oder Datenerfassung verlagern sich weg von Voicemail oder E-Mail hin zu RPA- und KI-Anwendungen. Die Liste der Verbesserungen wächst immer schneller.
Die Titelbranche hat endlich den Grundstein für einen modernisierten Arbeitsablauf gelegt. Jetzt konzentriert es sich auf einige der Nebenprozesse, die in der Vergangenheit die Produktionspipeline verstopft haben. Immobilien werden im Jahr 2030, vielleicht sogar im Jahr 2024, anders aussehen. Ich bin überzeugt, dass unsere Branche die 45 Tage endgültig hinter sich lassen wird.
Anton Tonev ist Mitbegründer von InspectHOA.
Diese Kolumne spiegelt nicht unbedingt die Meinung der Redaktion von HousingWire und seiner Eigentümer wider.
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