Den Überblick über die Unternehmensausgaben zu behalten ist entscheidend, aber auch eine große Herausforderung, da mehr als 80 % der gescheiterten kleinen Unternehmen zugeben, dass sie aufgrund von cash flow Probleme.
Natürlich gibt es bewährte Möglichkeiten, den Cashflow zu verbessern, wie beispielsweise die Neuverhandlung von Miet-, Nebenkosten- und Versicherungsverträgen. Eine zeitnahe Rechnungsstellung kann auch den Bargeldeingang beschleunigen, während eine nicht zu schnelle Zahlung von Rechnungen dazu führt, dass das Geld länger auf Ihrem Konto bleibt.
Aber Sie können nicht kontrollieren, was Sie nicht sehen können. Daher ist es wichtig, Tools einzurichten, die Klarheit darüber geben, wie das Unternehmen Geld ausgibt. Diese können Daten generieren, die Ihnen helfen, bessere, strategischere Geschäftsentscheidungen zu treffen. Die digitale Transformation und neue Tools, wie sie beispielsweise von SAP Concur-Lösungen angeboten werden, spielen dabei zunehmend eine wichtige Rolle.
Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung (AP)
Automatisierung kann KMU enorme Vorteile bringen und die Effizienz praktisch jeder Aufgabe oder jedes Prozesses steigern. Es geht darum, sich von veralteten papierbasierten Prozessen und umständlichen Tabellenkalkulationen zu lösen und stattdessen Lösungen in der Cloud zu finden.
Die Automatisierung sorgt für Konsistenz und verhindert unvermeidliche menschliche Fehler, da Finanzteams nicht mehr an mühsamen, zeitaufwändigen Aufgaben wie der manuellen Dateneingabe arbeiten müssen. Dadurch haben sie Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten, können ihre Fähigkeiten viel besser einsetzen und steigern ihre Arbeitszufriedenheit.
Rechnungserfassung
Während Sie dem eingehenden Bargeld möglicherweise große Aufmerksamkeit schenken, um sicherzustellen, dass Sie bezahlt werden, ist es ebenso wichtig, auch das ausgehende Bargeld zu überwachen.
Idealerweise haben Sie ein klares Bild von all Ihren anstehenden Verbindlichkeiten, damit Sie Ihren Cashflow entsprechend steuern können. Ohne diese Art von Sichtbarkeit ist es unvermeidlich, dass Sie Zeit mit der Brandbekämpfung verschwenden.
Die Automatisierung des Rechnungsprozesses ist eine Möglichkeit, Ihr Ausgabenmanagement zukunftssicher zu machen. Sie können genau sehen, wo sich eine Rechnung im Prozess befindet, während automatisierte Erinnerungen Personen auffordern, wenn sie handeln müssen, oder auf mögliche Compliance-Probleme hinweisen. Es beschleunigt auch die Arbeit, indem es Managern ermöglicht, Rechnungen unterwegs von einem Mobiltelefon aus zu genehmigen.
Die Risiken der Nichtautomatisierung
Nicht zu automatisieren und ein AP-System weiter zu betreiben, das seine Blütezeit überschritten hat, ist ein Weg, der mit Risiken behaftet ist, wie z. B. das Bezahlen doppelter Rechnungen und verspätete Zahlungen.
In den meisten Fällen sind verspätete Zahlungen eher auf ein langsames AP-System als auf eine vorsätzliche Handlung zurückzuführen. Der Genehmigungsprozess zum Beispiel ist oft sehr langsam und dauert durchschnittlich 10 Tage um durch das System zu kommen. Auch Papierrechnungen gehen verloren oder kommen viel zu spät bei den Kreditoren-Teams an, oft wenn sie bereits überfällig sind.
Dies kann zu schlechten Beziehungen zu Lieferanten führen, aber nach der jüngsten Verschärfung des Codes für sofortige Zahlungen können Unternehmen auch Geldstrafen ausgesetzt sein.
Neben mehreren Änderungen müssen Geschäftsleiter den Kodex jetzt persönlich unterschreiben, um sicherzustellen, dass die Verantwortung für die Zahlungspraktiken auf der höchsten Ebene einer Organisation übernommen wird.
Es verpflichtet ein Unternehmen, 95 % der Rechnungen innerhalb einer bestimmten Frist zu bezahlen, und die Regierung erwägt, die Befugnisse des Kleinunternehmers zu stärken, um sicherzustellen, dass größere Unternehmen kleinere Lieferanten rechtzeitig bezahlen, andernfalls drohen Geldstrafen.
Daten für geschäftliche Einblicke verwenden
Jeder digitalisierte Prozess in Ihrem Unternehmen kann Ihnen jetzt Einblicke in die Geschäftsentwicklung bieten, und die Automatisierung Ihrer Konten ist nicht anders. Durch die Zusammenstellung und Zusammenstellung großer Mengen an Finanzdaten können Sie jeden Unternehmensbereich beleuchten.
Indem Sie eine einzige, zuverlässige Quelle für Ausgabendaten erstellen, die nahezu in Echtzeit ist, können Sie den Cashflow maximieren, Geld dorthin umleiten, wo es hingehört, und eine viel klarere Vorstellung davon gewinnen, wie sich die Ausgaben auf Ihr Endergebnis auswirken.
Der schnelle und einfache Zugriff auf diese Art von Daten verbessert auch die geschäftliche Agilität. Indem Sie genau wissen, wofür das Geld Ihres Unternehmens ausgegeben wird, sind Sie viel besser in der Lage, potenzielle Geschäftsmöglichkeiten zu verfolgen oder unerwartete Veränderungen zu bewältigen.
Es gibt Ihnen auch die Möglichkeit, historische Daten auszuwerten, die bei der zukünftigen Planung und Prognose ein wichtiger Vorteil sein können.
Die Automatisierung hilft Unternehmen auch, sich an die Heimarbeit anzupassen. Da die Belegschaft jetzt weit entfernter ist und die Ausgaben oft nicht direkt von einem Manager beaufsichtigt werden, müssen Unternehmen jede Gelegenheit nutzen, um Kontrolle und Einblicke in die Ausgaben zu erhalten.
Automatisierung kann dabei helfen, und je mehr Finanzen und IT zusammenarbeiten, desto intelligenter sind die Prozesse, die ein Unternehmen antreiben.
SAP Concur Lösungen helfen bei der Automatisierung von Finanzprozessen, um Zeit für Mitarbeiter zu gewinnen, Einblicke in Ausgaben zu geben und Ihr Unternehmen zukunftssicher zu machen