Adobe
- Heutige Unternehmen müssen zahlreiche Formulare und Dokumente versenden, bearbeiten und aktualisieren.
- 54 % der Mitarbeiter geben an, dass sie mehr Zeit damit verbringen, nach Dateien zu suchen, als auf Nachrichten zu antworten.
- Unternehmen rationalisieren Arbeitsabläufe mit flexiblen, sicheren Dokumentenverwaltungsanwendungen.
Die Mitarbeiter von heute verlassen sich auf digitale Dokumente, um ihre Arbeit zu erledigen – von der Einreichung einer Rechnung bis zur Bearbeitung eines neuen Geschäftsvorschlags. Das Auffinden und Verwalten dieser Dokumente kann jedoch eine Herausforderung darstellen. Laut a Umfrage 2021 von 1.000 Büroangestellten in den USA gaben 54 % an, dass sie mehr Zeit mit der Suche nach Dateien verbringen als mit der Beantwortung von E-Mails und Nachrichten.
Und meistens erfordern Dokumente Eingaben von mehreren Beteiligten, was zusätzliche Verzögerungen zu einem bereits langwierigen Prozess hinzufügt. Beispielsweise erfordert eine Vertragsvereinbarung zwischen Geschäftspartnern eine gründliche Prüfung durch den Kunden und den Anbieter. Mitarbeiter benötigen eine Technologie, die es Personen innerhalb und außerhalb ihrer Organisation ermöglicht, Dokumente effizient zu bearbeiten und Kommentare zu sammeln.
Hier sind einige Best Practices für Unternehmen, die ihr Dokumentenmanagement verbessern möchten.
1. Zusammenarbeit ermöglichen
Fast drei Jahre nach der COVID-19-Pandemie arbeiten viele Arbeitnehmer weiterhin von zu Hause aus – ohne Pläne, ganztägig (oder überhaupt) ins Büro zurückzukehren. Für viele Organisationen hat sich dieser hybride Ansatz ausgezahlt. Ein großer Prozentsatz der heutigen Arbeitnehmer ist zu Hause produktiver. Und Arbeitgeber haben erkannt, dass sie Top-Talente anziehen und halten können, indem sie die Einstellungsbemühungen auf Remote-Mitarbeiter ausweiten.
Die erfolgreiche Verwaltung einer verteilten Belegschaft bedeutet jedoch sicherzustellen, dass Dokumentenverwaltungsanwendungen die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern an mehreren Orten und in verschiedenen Zeitzonen unterstützen können. Beispielsweise ist Adobe Acrobat eine Anwendung, die es Menschen ermöglicht, relevante Dokumente in ihrer Freizeit zu bearbeiten, anzuzeigen, zu kommentieren und zu genehmigen – unabhängig davon, wo sie sich befinden.
Kollaborative Anwendungen wie Acrobat können auch dazu beitragen, die Kommunikation mit Kunden und Anbietern zu optimieren. Wenn Sie externen Stakeholdern die Möglichkeit geben, Kommentare abzugeben, und dem Absender die Möglichkeit geben, diese Kommentare zu verfolgen und darauf zu reagieren, kann dies die Transparenz zwischen beiden Parteien fördern. Dadurch wird sichergestellt, dass notwendige Änderungen vorgenommen werden, bevor das Dokument fertiggestellt wird, und das Geschäft im Zeitplan bleibt.
2. Seien Sie Sicherheitsbedrohungen einen Schritt voraus
Während die verteilte Belegschaft viele Vorteile für Mitarbeiter und Unternehmen gebracht hat, bringt sie auch eine Reihe von Sicherheitsrisiken mit sich. Da sich Remote-Mitarbeiter von verschiedenen Standorten und Endpunkten aus anmelden, ist die Bedrohungslandschaft komplexer geworden als noch vor wenigen Jahren. Durch die Schaffung von Sicherheitsvorkehrungen können Unternehmen damit beginnen, das Risiko einer Sicherheitsverletzung oder eines Angriffs zu minimieren.
Unternehmen sollten jedoch auch die Sicherheit ihrer unternehmensweiten Systeme und Software berücksichtigen, wenn sie durch diese sich entwickelnde Bedrohungslandschaft navigieren. Dies gilt insbesondere für Dokumentenverwaltungsanwendungen, die häufig von mehreren Personen in verschiedenen Abteilungen innerhalb und außerhalb einer Organisation gemeinsam genutzt werden.
Acrobat kann mit seinem Schutz-Tool dabei helfen, Dokumente zu schützen, sodass nur autorisierte Benutzer eine PDF-Datei mit einem Kennwort anzeigen können. Dies ist besonders wichtig für Dokumente mit sensiblen Informationen, wie zum Beispiel Jahresabschlüsse mit Bankverbindungsdaten oder Arbeitsformulare mit Sozialversicherungsnummern.
3. Flexibilität fördern
In einer sich ständig weiterentwickelnden Welt werden die heutigen Geschäftsdokumente ständig mit neuen Informationen aktualisiert. Beispielsweise kann ein Vertriebsleiter einem Vertrag einen Nachtrag hinzufügen, um auf ein bestimmtes Kundenanliegen einzugehen. Ein Personalleiter aktualisiert möglicherweise ein Mitarbeiterhandbuch mit neuen COVID-19-Richtlinien. Diese Änderungen erfordern Flexibilität von Teams und erfordern eine Technologie zur gemeinsamen Nutzung von Dokumenten, die mehrere Iterationen durchlaufen kann.
Mit Acrobat können Benutzer beispielsweise PDFs auf viele verschiedene Arten bearbeiten, einschließlich des Änderns von Text und Bildern oder des Löschens von Seiten.
4. Priorisieren Sie barrierefreie Technologie
Wenn verschiedene Teams und Beteiligte ein PDF überprüfen müssen, sollten sie auf dieses Dokument zugreifen können, unabhängig von ihrem Gerät oder wo sie sich befinden. Beispielsweise kann eine Mitarbeiterin auf dem Weg zu einem Geschäftstermin ihren Computer in ihrer Tasche verstaut haben, sodass sie E-Mails auf ihrem Telefon bearbeitet. Sie sieht eine zeitkritische E-Mail, in der sie um ihre Unterschrift für einen Vertrag gebeten wird, und möchte diese gründlich überprüfen können, bevor sie zu ihrem Meeting kommt.
Dieser Mitarbeiter – und andere wie sie – benötigt eine Dokumentverwaltungsanwendung, die auf jedem Gerät zugänglich ist, egal ob Computer, Tablet oder Smartphone.
Während die Mitarbeiter von einem einfachen Zugriff auf Dokumente profitieren, müssen sie auch sicherstellen, dass alle Empfänger dieser Dokumente problemlos auf das zugreifen können, was sie benötigen, ohne ein Abonnement erwerben oder eine neue Anwendung herunterladen zu müssen.
Durch die Nutzung von Anwendungen wie Acrobat können Benutzer Dokumente von ihrem Computer oder Mobilgerät aus einfach bearbeiten, elektronisch signieren oder darauf zugreifen. Sie können Acrobat-Tools auch online verwenden, selbst wenn sie keinen Zugriff auf ihre Desktop-App haben, über ihren Webbrowser und andere Apps wie Microsoft und Google. Mit Dokumentenmanagement-Tools, die Mitarbeiter, Interessengruppen und Kunden dort abholen, wo sie sich befinden, können Menschen weniger Zeit damit verbringen, von App zu App zu springen, und mehr Zeit damit verbringen, Aufgaben und Transaktionen zu erledigen, die ihr Unternehmen voranbringen.
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Dieser Beitrag wurde von Insider Studios mit Adobe erstellt.