Es ist klar, dass 2023 ein ganz anderes Jahr für die Titelbranche sein wird als das, was wir in der jüngeren Vergangenheit erlebt haben. Trotz des prognostizierten Auftragsrückgangs bleiben wir stehen erwartet ein Gesamtvergabevolumen von knapp über 2 Billionen US-Dollar. Historisch gesehen war das ein solider Markt, wenn auch nicht spektakulär. Unabhängig davon ist klar, dass Titelunternehmen um ihren Anteil an diesem verfügbaren Volumen konkurrieren müssen, zum großen Teil, indem sie sich von der Konkurrenz abheben.
Für viele Unternehmen umfassen diese Bemühungen verstärkte Vertriebs- und Marketinganstrengungen sowie neue Produkte oder Dienstleistungen, um neue Märkte zu erschließen. Für die meisten wird ein Teil des Plans auch Budgetkürzungen beinhalten. Viele der erfolgreichsten Unternehmen werden jedoch nicht nur pauschale Kürzungen vornehmen. Stattdessen suchen sie nach langfristigen Lösungen, indem sie untersuchen, wo sie auf der Produktionsseite am schwächsten sind, und dann Strategien entwickeln, um diese Schwächen zu verbessern. Dadurch werden sich diese Titelunternehmen sehr wahrscheinlich einzigartige Alleinstellungsmerkmale erarbeiten, nicht nur kurzfristig.
Prozesse oder Engpässe?
Auf dem Höhepunkt des Refinanzierungsbooms im Jahr 2021 war es nicht ungewöhnlich, dass die Eigentümer einiger Abwicklungsdienstleistungsunternehmen anvertrauten, dass sie Schwierigkeiten hatten, mit dem steigenden Volumen Schritt zu halten. Dann kam die Angst, wegen Engpässen im Arbeitsablauf „Geld auf dem Tisch zu lassen“. Nun stellen dieselben Herausforderungen, sofern sie nicht bereits umfassend angegangen wurden, eine Chance für Vorteile dar, wenn sie richtig angegangen werden.
Viele dieser Engpässe im Arbeitsablauf sind eigentlich schon seit Jahrzehnten bei uns. Meistens begannen sie als schnelle Lösung oder praktische Problemumgehungen für regulatorische oder Marktänderungen, die plötzliche Änderungen erforderten. Aber anstatt im Laufe der Zeit praktischere, optimierte Lösungen zu entwickeln, wurden diese „Hacks“ zur Norm.
Wenn beispielsweise ein bestimmter Staat ein neues Formular einführt, das die regelmäßige Offenlegung bestimmter Daten an eine Aufsichtsbehörde erfordert, würde das betroffene Titelgeschäft höchstwahrscheinlich einen Mitarbeiter damit beauftragen, diese Formulare manuell zu erstellen. In vielen Fällen gab es keine Technologie, um diese neue Anforderung speziell zu erfüllen (oder sie konnte nur auf kostspieliger, kundenspezifischer Basis erstellt werden). Im Laufe der Zeit wurde diese Verantwortung einfach Teil des Arbeitsablaufs. Dadurch hat es aber auch unnötig Zeit und Kosten in den Produktionsprozess eingebracht, ganz zu schweigen von dem Fehlerpotenzial. Die Zeit, die für die grundlegende Dateneingabe aufgewendet wird, hätte viel produktiver für Dinge wie Marketing oder Qualitätskontrolle eingesetzt werden können.
Als 2015 die TRID-Anforderungen eingeführt wurden, war den Titelagenten schnell klar, dass es sich nicht um eine Formänderung handelte. Stattdessen war es eine Prozessänderung. Und nicht wenige der Lösungen, die zur Bewältigung dieser Änderungen eingeführt wurden, fügten sich nicht immer reibungslos in den Arbeitsablauf einer Titelagentur ein. Nicht wenige der ineffizienten Hacks, mit denen Aufträge einfach gemäß TRID abgeschlossen wurden, sind heute, sieben Jahre später, alltäglich.
Andere Produktionsengpässe im Titel-Workflow gibt es scheinbar schon ewig. Am Anfang waren diese Hindernisse wahrscheinlich die besten Optionen für den Job. Als jedoch im Laufe der Zeit bessere Lösungen auftauchten, schafften einige Unternehmen den Übergang nicht. Drahtbetrug war vor zehn Jahren keine große Bedrohung für die Titelbranche, daher könnte es als legitime Cyber-Abwehr angesehen werden, die Mitarbeiter einfach zu raten, aufmerksam zu sein. Zu einer Zeit gab es kein besseres Mittel, um ernsthaftes Geld zu sammeln oder eine Maklerprovision auszuzahlen, als einen Bankscheck. Zu einem bestimmten Zeitpunkt gab es keine heilenden Optionen für ein HOA-Pfandrecht, außer den Pfandgläubiger manuell zu kontaktieren und die Wolke auf dem Titel zu entfernen – mit allen erforderlichen Unterlagen. Möglicherweise sind neue Aufträge über die Website, das Fax, die E-Mail oder das Telefon des Unternehmens eingegangen. Aus diesem Grund fiel es einem Mitarbeiter zu, diese Lawine unterschiedlicher Daten zu sammeln und sie von Hand in den Workflow einzugeben.
Schwächen in Differenzierungsmerkmale verwandeln
Aus mehreren Gründen kommen jeden Tag neue Lösungen in die Titelbranche, um veraltete oder nicht angegangene Engpässe im Titelprozess zu beheben. Und nicht alle von ihnen sind technologisch. Die Branche hat sich in der Art und Weise weiterentwickelt, wie sie ihre Humanressourcen einstellt, ausbildet und einsetzt. Für einige Titelagenturen bedeutet dies, sich von einem Geschäftsmodell zu verabschieden, bei dem ganze Dateien Mitarbeitern zugewiesen werden, und sich stattdessen für den Einsatz zentralisierter Ressourcen und Spezialisierungen zu entscheiden, um den Prozess effizienter zu gestalten.
Auch die Technik hat sich verändert. Titelfirmen sind nämlich nicht mehr von großen Plattformen abhängig, um Lösungen für alle ihre spezifischen Bedürfnisse bereitzustellen. Titelagenten müssen nicht länger darauf hoffen, dass ihre Titelproduktionsplattformen ein Update bereitstellen, um eine geringfügige Formanforderung zu erfüllen, die von bestimmten Gemeinden auferlegt wird. Stattdessen ermöglichen spezialisierte Technologien heute Titelunternehmen, Maklerprovisionen elektronisch zu übertragen. Maßgeschneiderte Bots und sogar KI-Lösungen werden entwickelt, um die spezialisierten Prozesse zu bewältigen, für die bisher ein Mensch einfache und sich wiederholende Aufgaben ausführen musste.
Kreditgeber und Verbraucher erwarten widerwillig durchschnittliche „Days to Closing“-Perioden von über 50 Tagen. Und obwohl es nicht die Titelindustrie ist, die allein für diese Durchschnittswerte verantwortlich ist, gibt es eine Reihe kleiner Ineffizienzen im Arbeitsablauf während des gesamten Produktionsprozesses, die dramatisch verbessert werden könnten. Diese Verbesserung muss jedoch mit einer gründlichen und objektiven Bewertung des Produktionsprozesses des Unternehmens beginnen. In einigen Fällen machte der Volumenschub von 2021 die Schwächen im Workflow einer Titelfirma deutlich. Viele Eigentümer von Titelfirmen wissen genau, wo ihre größten Ineffizienzen liegen. Aber für diejenigen, die dies nicht tun und die sich möglicherweise nicht für fähig halten, sich selbst objektiv zu bewerten, gibt es zahlreiche, kompetente Drittanbieter, die Geschäftsinhabern schnell und objektiv dabei helfen können, ihre eklatantesten Bedürfnisse zu identifizieren. Und da die einzigen Lösungen für einige dieser Herausforderungen nicht mehr nur darin bestehen, mehr Mitarbeiter einzustellen oder für teure Technologieanpassungen zu bezahlen, haben Titelfirmen zahlreiche Optionen, ob spezialisierte Technologie oder neue Personalmodelle, um sie anzugehen.
Die durchschnittliche Zeit bis zum Abschluss einer Titelagentur geht ihren Kunden nie verloren. Nur ein paar Tage nach dem Abschluss zu sparen, kann einem Unternehmen einen Marken- und Marketingvorteil in seinem Markt verschaffen. Aber es gibt noch andere Wege zur Verbesserung der Effizienz einer Behörde, die einen großen Unterschied machen können. Eine REALTORin, die nicht mehr auf die Post warten muss, um ihre Provision zu erhalten. Ein Immobilienmakler oder Kreditsachbearbeiter, der einen aktualisierten Status einer ausstehenden Datei erhalten kann, ohne Telefontag spielen zu müssen. Ein Erstkäufer, der, nachdem er eine Geschichte nach der anderen über die Schrecken des Hausschließungsprozesses gehört hat, einen schnellen und reibungslosen Abschluss erlebt. Alle werden in der Lage sein, das Lob der Titelfirma zu singen, die ihre Workflow-Mängel aggressiv angegangen ist, wenn auch in scheinbar kleinen Schritten. Darüber hinaus hat die Titelfirma, die ihre Teammitglieder von veralteten oder ineffektiven Aufgaben abzieht, um sich auf Dinge wie Marketing, Vertrieb oder Kundenbetreuung zu konzentrieren, neue Ressourcen gefunden, um ihren Anspruch auf Marktanteile geltend zu machen. Und das alles bei reduzierten Kosten und erweiterten Gewinnspannen.
Es ist nicht immer der erste Impuls eines Titelgeschäftsinhabers, größere Initiativen zu tätigen oder zu unternehmen, wenn er mit einem Marktabschwung konfrontiert ist. Und doch lässt die langsamere Lautstärke mehr Zeit für Einsicht, Prüfung und Introspektion. Während es zahlreiche Möglichkeiten gibt, zu überleben oder sogar zu wachsen, wenn ein Markt schrumpft, sollte eine Rationalisierungsstrategie auch dann noch Vorteile bringen, wenn der Markt wieder nach oben tendiert. Und obwohl eine Marketingstrategie zur Entdeckung von Nischenmärkten einem Unternehmen helfen kann, diesen Abschwung zu überstehen, wird es diesem Unternehmen nicht erlauben, mit dem nächsten Refinanzierungsschub Schritt zu halten.
Jason Doshi ist CEO und Mitbegründer von Paymints.io aus Charlotte.
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